Phương Anh Thứ hai, 20/01/2020
Một trong những công việc làm không thể thiếu trong hoạt động của các doanh nghiệp nói chung và việc làm của kế toán nói riêng là viết hóa đơn. Việc viết hóa đơn cần thực hiện theo quy chuẩn của nhà nước để mang tính pháp lý cũng như cần thực hiện theo quy định của doanh nghiệp để đảm bảo nội dung, hình thức theo quy định. Cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn về cách viết hóa đơn theo hợp đồng, khái niệm, sự cần thiết cũng như cách viết từng loại hóa đơn và những lưu ý mà bạn cần biết.
Như đã biết, doanh nghiệp, công ty, tổ chức hay cá nhân để làm việc và liên quan tới nhau để được về mặt pháp lý công nhận thì cần thực hiện thông qua các loại giấy tờ, văn bản để đối chiếu và một trong những loại giấy tờ được sử dụng nhiều hiện nay đó là hóa đơn. Trong hóa đơn có nhiều loại và trong đó có hóa đơn theo hợp đồng.
Khái niệm hóa đơn theo hợp đồng có thể hiểu nôm na là khái niệm chỉ chung cho nhiều loại hóa đơn khác nhau, có mang ý nghĩa chung của hóa đơn nhưng nó lại là các khoản chi phí mà bên mua phải trả trong các bản hợp đồng theo hai bên ký kết với tư cách là một bên bán và một bên mua. Hóa đơn hợp đồng bao gồm hóa đơn thông thường và kèm theo cả bao gồm hợp đồng đi kèm và nội dung trong bản hóa đơn sẽ kê khai những mục đã kê và có liên quan phát sinh trong bản hợp đồng.
Hóa đơn theo hợp đồng có thể về hình thức là một trong những giấy tờ lưu giữ làm giấy chứng nhận hoặc biên lai và nó có tác dụng giúp bên bán và bên mua được trao đổi với nhau một cách tốt hơn, là công cụ để xác minh tính minh bạch trong các hoạt động liên quan tới việc thanh toán sau này.
Hóa đơn hợp đồng tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp, văn hóa của tổ chức hay cá nhân sẽ được thể hiện và lưu dưới nhiều hình thức khác nhau và có nhiều tên gọi khác nhau cho hóa đơn hợp đồng như: Giấy chứng nhận xuất khẩu hàng hóa, giấy cấp phép, giấy chứng nhận xuất xứ, biên nhận tiền,... Từ đó cho thấy khái niệm hóa đơn hợp chỉ là tên gọi chung cho nhiều loại hóa đơn khác.
Hóa đơn là một trong những loại giấy tờ quan trọng không thể thiếu và đây là một trong những chứng từ thể hiện tính minh bạc, công khai trong việc mua bán, trao đổi các sản phẩm của cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức với nhau.
Hóa đơn theo hợp đồng có ý nghĩa cũng như vai trò vô cùng quan trọng giữa các bên có mối quan hệ giữa bên bán và bên mua, sự cần thiết của việc viết hóa đơn hợp đồng bởi hóa đơn hợp đồng sẽ trở thành những bằng chứng trong việc vận chuyển, thương lượng hay nhượng lại quyền sở hữu hàng hoá giữa hai bên và cùng với đó thì hiện nay, khi đất nước ngày càng phát triển thì những giấy tờ như những bản hóa đơn ngày càng cần thiết và trở nên đa dạng và phổ biến hơn, với từng trường hợp cần sử dụng thì hóa đơn hợp đồng lại được viết theo một cách khác nhau.
Việc làm Hành chính - Văn phòng
Xem Thêm : Công nghệ thông tin ra làm gì? Các công ty tiềm năng để phát triểnTrước tiên để viết được hóa đơn theo hợp đồng thì người dùng cần nắm được nội dung cũng như bố cục cơ bản cần có của một hóa đơn theo hợp đồng. Những nội dung này là những nội dung cần thiết mà hầu hết các hóa đơn theo hợp đồng đều có như thông tin bên bán, thông tin bên mua, nội dung trao đổi.
Nội dung bên bán cần đảm được các thông tin như tên đơn vị, mã số thuế, thời gian lập hóa đơn, địa chỉ, tên hàng hóa trao đổi, đơn giá, số lượng, thành tiền,..., và đặc biệt cần có mục chữ ký để xác nhận và cùng với đó là về phía khách hàng phần phải ghi thường ít hơn, thông thường nội dung của người ghi chỉ là xem lại những thông tin mà người lập hóa đơn đã ghi, sau đó ký và ghi rõ họ tên của mình vào trong bản hóa đơn theo hợp đồng đã nêu đó.
Hóa đơn hợp đồng xây dựng thường xuất hiện lúc chuyển giao, bản giao công trình của bên đầu tư với bên chủ thầu xây dựng và hóa đơn hợp đồng thường sẽ ghi lại việc thanh toán theo các điều khoản của hợp đồng của công trình đã hoàn tất. Hóa đơn hợp đồng xây dựng cần thực hiện theo đúng cách viết cũng như để đảm bảo tính pháp lý để đảm bảo quyền lợi của các bên.
Các quy định với bản hóa đơn theo hợp đồng xây dựng cần tuân thủ những nguyên tắc về việc viết hay lập một hóa đơn như sau:
- Trước hết hóa đơn cần viết đúng ngày tháng năm hoàn thành công trình, địa chỉ của doanh nghiệp bên bán và bên mua, ghi đúng và chính xác mã số thuế của khách hàng khi đến bàn giao lại công trình cho họ. Cách viết hóa đơn theo hợp đồng cần đảm bảo đúng chính xác những nội dung mà hai bên đã thương lượng
- Hóa đơn bắt buộc phải được lập vào thời điểm nghiệm thu sau khi công trình đã hoàn tất, hóa đơn được bên xây dựng đưa cho người nhận và bàn giao công trình, hạng mục công trình, đồng thời, khi đưa hóa đơn không phân biệt đã thu tiền hay chưa
- Các trường hợp khi công trình đã được hoàn thành, nếu nó được hoàn thành theo hình thức hạng mục thi công thì người xây dựng phải tiến hành lập hoá đơn cho khối lượng dịch vụ đã được sử dụng trong quá trình thi công công trình để nhà thầu được biết
- Cách viết hóa đơn theo hợp đồng có thể tùy vào từng hàng mục hay tùy vào từng giai đoạn mà viết một cách chính xác hơn
- Hình thức thanh toán: Để viết những cách thức thanh toán như thế nào bạn có thể ghi rõ khách hàng thanh toán bằng hình thức gì?
Đối với những bản hóa đơn theo hợp đồng thường có tính chính xác và yêu cầu cao hơn, cũng khó hơn so với các bản hóa đơn bán hàng bình thường, nếu bạn đang làm nhân viên bán hàng cho một nhà hàng bạn cũng có thể học cách viết hóa đơn theo hợp đồng của một nhân viên bán hàng để nếu có việc cần dùng đến bán sẽ không bị khó khăn
Các quy định với bản hóa đơn thông thường cần tuân thủ những nguyên tắc về việc viết hay lập một hóa đơn như sau:
- Trước hết cũng cần phải xác định thời điểm để lập hóa đơn, bằng cách thiết lập ngày tháng năm
- Sau đó quan tâm đến thông tin mẫu số hóa đơn tại góc phải của hóa đơn thu tiền cần ghi phần mẫu số: Đây là mục ghi rõ hóa đơn làm theo mẫu số bao nhiêu
- Tên hóa đơn: Có thể ghi là hóa đơn thanh toán tiền nước, hay hóa đơn giá trị gia tăng, tùy vào lĩnh vực bạn đang làm mà ghi cho cụ thể
- Thông tin của các bên liên quan: bạn cần ghi một số thông tin về đơn vị của mình bán hàng như: tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại hoặc số tài khoản của bên mua và cả bên bán để các bên nắm được thông tin các bên liên quan. Các thông tin liên quan cần có cần chú ý như tổng số hàng hóa, thành tiền,...
Xem Thêm : Lệ phí là gì? Những quy định pháp luật về nghĩa vụ nộp lệ phíNgười cung cấp hóa đơn thường chính là người bán, người thực hiện các khoản tiền liên quan đến dịch vụ hay người phải thực hiện các công đoạn có liên quan đến nội dung trong hóa đơn phải nhanh chóng thực hiện các công đoạn 1 cách chính xác nhất, nhanh chóng và đặc biệt không được nhầm lẫn giá cả, thông tin của các bên. Khi lập hóa đơn hợp đồng thì người làm cần chú ý việc ghi thông tin sao cho chính xác, sau khi làm xong cần kiểm tra lại để xem hóa đơn đã đạt yêu cầu hay chưa, không được dùng những tờ hóa đơn không đạt yêu cầu vì như vậy sẽ làm khách hàng cảm thấy họ không được tôn trọng và không có cảm tình với nơi mình đã từng sử dụng dịch vụ. Ngoài ra việc làm hóa đơn hợp đồng cần phải sạch đẹp, khoa học và bắt mắt nhưng vẫn phải đúng quy chuẩn, đúng quy định.
Một số nguyên tắc mà bạn cần biết khi lập hóa đơn theo hợp đồng bao gồm những mục điển hình như:
- Nội dung trên hóa đơn khi ghi cần đúng nội dung về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đặc biệt nên lưu ý ko đc tẩy xóa, sửa chữa, cần chú ý chỉ cần sử dụng một màu mực chung nhất định và đặc biệt không được dùng mực đỏ, không được xóa hay viết chằng chịt nội dung và không được viết ẩu
- Nếu hóa đơn được hình thành dưới dạng in trên máy khi viết bạn cũng cần chú ý đến nội dung và các lỗi chính tả vì với cách viết hóa đơn theo hợp đồng khi in ra nếu sai bạn sẽ phải sửa lại những thông tin cần thiết rất mất thời gian và khách hàng cũng phải đợi chờ bạn
- Hoá đơn phổ biến chỉ được tạo một lần và in sao lưu lại cho khách hàng một bản, nội dung trên hóa đơn khi lập cần phải thống nhất và giống với bản chính để làm bằng chứng cho những lần thực hiện giao dịch
- Ngoài ra, cách ghi hóa đơn theo hợp đồng bạn có thể viết theo thứ tự hàng hóa từ khối lượng nhỏ đến khối lượng lớn thì khi tính tiền bạn sẽ dễ cộng hơn thay vì viết linh tinh các loại sản phẩm nhiều ít lẫn lộn sẽ rất dễ bị rối mắt
- Trong trường hợp khách hàng là người tiêu dùng không hài lòng và có ý trả lại hàng trong trường hợp bạn đã lập hóa đơn cho họ, thì có thể dựa vào bản hợp đồng đã ký kết hoặc những thương lượng từ hai bên là bên mua và bên bán và đồng thời cá nhân cũng phải chịu trách nhiệm về việc không tuân thủ hợp đồng và phải chịu những khoản thuế giá trị gia tăng về hàng hóa.
Bài viết đã cung cấp các thông tin liên quan đến cách viết hóa đơn theo hợp đồng chi tiết từ khái niệm, cách viết cũng như những lưu ý mà người dùng cần chú ý khi thực hiện. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc, giúp bạn có thể nắm được cách viết hóa đơn theo hợp đồng rõ ràng nhất. Hãy nhớ theo dõi thường xuyên và cập nhập thêm nhiều thông tin bổ ích nhé. Thân ái!