Trong quá trình phỏng vấn, rất nhiều câu hỏi được đặt ra bởi các nhà tuyển dụng. Các vấn đề có thể liên quan đến giới thiệu thông tin cá nhân, những chi tiết liên quan đến công việc và thao tác hoạt động cũng như kinh nghiệm, kỹ năng. Một số những câu hỏi mang tính then chốt và thông dụng đến từ nhà tuyển dụng sẽ được nhắc đến sau đây.

1. Công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu bao gồm những hoạt động nào?

Đây là một trong những câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu phổ biến nhất mà các ứng viên gặp phải khi ngồi trước bàn phỏng vấn. Tuy nhiên, đây không phải là một câu hỏi khó, chỉ cần một chút chuẩn bị nhỏ, bạn có thể trả lời thật ấn tượng.

Với câu hỏi về kiến thức ngành, bạn được yêu cầu miêu tả lại quá trình làm việc và các chức năng, công việc cần hoàn thành trong một ngày của một nhân viên xuất nhập khẩu. Để hoàn thành tốt nhất, bạn nên trả lời thật đúng trọng tâm về các hoạt động một cách chi tiết, rõ ràng và vừa đủ để nhà tuyển dụng thấy được mức độ hiểu biết về công việc cũng như khả năng nắm bắt yêu cầu, thông tin câu hỏi một cách chuẩn xác.

Về cơ bản, công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu là trực tiếp tham gia vào quá trình xử lý các quy trình, nhập, xuất hàng hóa, kiểm soát số lượng, giá cả, hoàn tất thủ tục giấy tờ hải quan để việc xuất nhập khẩu được diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Nhân viên xuất nhập khẩu cũng là người trực tiếp liên lạc, làm việc với khách hàng và bên cung cấp hàng hóa, đảm bảo cho mọi thông tin được cập nhật, thông báo kịp thời với hai bên đối tác. Khi có bất kỳ vấn đề gì liên quan đến đơn hàng xảy ra, người đầu tiên chịu trách nhiệm xử lý chính là nhân viên xuất nhập khẩu. Họ cũng có thể phục vụ dịch vụ tư vấn cho khách hàng, nhà cung cấp để thúc đẩy quá trình làm việc được thuận lợi hơn.

Xem thêm: Việc làm Xuất, Nhập khẩu

2. Lý do gì khiến bạn chọn ngành xuất nhập khẩu?

Câu hỏi về nguyên nhân bạn lựa chọn ngành cũng là một trong những câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu thường xuất hiện. Về vấn đề này, bạn nên trả lời thể hiện được niềm yêu thích, đam mê với công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu. Nhà tuyển dụng sẽ đánh giá được thái độ nghiêm túc và sự nhiệt huyết của bạn, tạo tiền đề nhấn mạnh cho những lý do trả lời phía sau.

Khi được hỏi vì sao bạn chọn xuất nhập khẩu, hãy trả lời cho nhà tuyển dụng những đặc điểm của cá nhân bạn, phù hợp một cách hoàn hảo để làm công việc này. Hãy đưa ra những thế mạnh về tính cách của bạn, thích hợp để đảm nhiệm xuất nhập khẩu hàng hóa.

Ví dụ như, bạn là một người tỉ mỉ trong từng chi tiết, phù hợp với công việc kiểm soát hàng hóa về số lượng, giá cả, check thông tin đơn hàng thường xuyên và hầu như không để lại sai sót. Khả năng giao tiếp, thương lượng, thuyết phục sẽ giúp bạn làm việc suôn sẻ với nhiều bên liên quan: khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan nhà nước, doanh nghiệp,...

Những bằng chứng chứng minh chuyên môn cũng sẽ là một lý do thuyết phục đối với nhà tuyển dụng về lý do bạn chọn ngành xuất nhập khẩu. Sẽ thật tuyệt nếu bạn là người xuất thân từ các trường kinh tế, ngoại thương, thương mại, bạn có kiến thức chuyên môn, được đào tạo bài bản, am hiểu về cách thức hoạt động của xuất nhập khẩu.

3. Bạn sẽ xử lý thế nào khi đơn hàng đã được chuyển đi nhưng đột ngột nhận được thông tin có một số sản phẩm trong đó bị lỗi?

Trong buổi phỏng vấn, các nhà tuyển dụng thường sẽ đưa ra một vài câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu về tình huống để bạn thể hiện kỹ năng ứng phó với vấn đề đột xuất xảy ra. Tuy nhiên, hãy cẩn thận với những câu hỏi như thế này, nếu không bạn đã mắc vào cái bẫy tuyển dụng.

Đầu tiên, bạn không nên đặt luôn vào vấn đề hàng đã chuyển đi nhưng lỗi, vì như vậy chẳng khác nào bạn ngầm thừa nhận sự thiếu sót trong quá trình làm việc của mình. hãy khẳng định một lần về phong cách làm việc chuyên nghiệp của một nhân viên xuất nhập khẩu. Sau đó, hãy giải thích cách xử lý của bạn một cách khéo léo và thuyết phục.

“Trước khi mỗi lô hàng được gửi đi, tôi luôn kiểm tra kỹ càng tất cả các loại hàng hóa về số lượng, chất lượng để phát hiện kịp thời những sơ sót, đảm bảo đơn hàng tới tay khách hàng sẽ hoàn hảo, không có một vấn đề gì. Tuy nhiên, nếu đặt mình vào trong tình huống hàng đã được gửi đi nhưng phát hiện lỗi, đầu tiên tôi sẽ check đường đi, vị trí đơn hàng, nếu có thể, sẽ bổ sung, sửa chữa sớm nhất có thể, kịp thời cho đơn hàng tiếp tục được chuyển đi. Mặt khác, nếu tình hình không khả quan, tôi sẽ liên hệ với khách hàng, dùng thương lượng, trao đổi với khách hàng để tìm ra phương án giải quyết hợp lý nhất, có thể là bù vào đơn hàng sau.”

Xem thêm: Purchasing là gì? Cơ hội phát triển với nghề Purchasing hiện nay

4. Bạn dùng những phương pháp nào để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của chứng từ xuất nhập khẩu?

Khi nhà tuyển dụng đưa ra câu hỏi này, họ muốn kiểm tra kỹ năng xử lý các loại văn bản, giấy tờ của bạn, một trong những khâu quyết định của ngành xuất nhập khẩu. Ở đây, bạn hãy nêu rõ các bước xử lý thông tin, kiểm tra mẫu chứng từ, yêu cầu bổ sung để hoàn tất các thủ tục xuất nhập khẩu một cách chi tiết và chính xác.

Khi làm việc với các loại giấy tờ xuất nhập khẩu, điều đầu tiên bạn cần làm là hiểu về thông tin, chức năng, phân loại loại văn bản đó thật kỹ càng, lưu ý những nội dung được yêu cầu trong đó. Khi nhận được những file thông tin của khách hàng hay nhà cung cấp, bạn cần lập tức xác minh tính chính xác, tin cậy và hợp lệ để đảm bảo mọi thứ đúng theo quy định. Từ đó, bạn có thể xác định và thông báo lại cho các bên liên quan về các loại giấy tờ, thông tin cần bổ sung để hoàn thiện hồ sơ đơn hàng. Cuối cùng, hãy kiểm tra để chắc chắn mọi chi tiết trên các loại văn bản khác nhau của một đơn hàng phải đồng nhất với nhau.

Xem thêm: Tổng hợp bí quyết viết CV xuất, nhập khẩu đỉnh cao nhất

5. Bạn có kinh nghiệm để xử lý trực tiếp các đơn hàng xuất nhập khẩu hay không?

Câu hỏi này yêu cầu bạn phải trình bày những kinh nghiệm làm việc trực tiếp vào quá trình tiếp nhận, xử lý các đơn hàng xuất nhập khẩu, cách bạn tương tác, hợp tác, giao tiếp, xử lý những tình huống, vấn đề liên quan đến đơn hàng và khách hàng.

Ngoài phần mô tả những hoạt động công việc chi tiết những gì bạn đã trực tiếp thực hiện trong quá trình làm việc, hãy nêu ra một vài những tình huống bạn gặp phải và đã thành công xử lý nó và giúp đơn hàng được chuyển đi, nhận về một cách thuận lợi đúng với yêu cầu của khách hàng và nhà cung cấp.

Lưu ý, dù có thể đề cập đến một vài những vấn đề, tình huống bất ngờ xảy ra nhưng các bạn tuyệt đối không nên nhắc đến những vấn đề mang yếu tố lỗi do cá nhân của bạn, do sự bất cẩn hay hành động sơ sót. Những gì được khuyến khích chỉ là những thay đổi bất ngờ trong yêu cầu của khách hàng vào phút chót hoặc do một vài yếu tố ngoại cảnh.

Câu trả lời của bạn càng có nhiều những chi tiết về kinh nghiệm, kỹ năng thực tế thì càng có khả năng cuốn hút nhà tuyển dụng hơn là chỉ nêu ra những gì chung chung về công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu.

Trên đây là những câu hỏi phỏng vấn xuất nhập khẩu thường gặp nhất và những gợi ý trả lời bởi vieclam24h.net.vn. Mong rằng thông tin này có thể giúp các bạn thành công trong buổi phỏng vấn của mình.