Phương Anh Thứ sáu, 31/01/2020
Thông thường để các loại giấy tờ được công nhận về mặt pháp lý và được bảo hộ bởi pháp luật thì thường cần dùng đến các công cụ xác nhận. Một trong các công cụ được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng thường xuyên đó là các con dấu. Các con dấu cũng chia ra nhiều loại dấu trong từng trường hợp sử dụng và trong đó có dấu treo. Nhiều người chưa hiểu dấu treo là gì, cách phân biệt, cách sử dụng cũng như tầm quan trọng của dấu treo, cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu hơn về những vấn đề này.
Trong quá trình hoạt động cũng như vận hành doanh nghiệp, tổ chức phát triển, kinh doanh thì một trong những công cụ không thể thiếu đó là các con dấu để xác định tính pháp lý của giấy tờ, văn bản hiện hành và một trong những loại dấu được sự quan tâm nhiều đó là dấu treo. Khá nhiều người băn khoăn thực chất dấu treo là gì?
Thực chất thì dấu treo là một trong nhiều loại con dấu được các cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng đóng lên các văn bản nhằm xác nhận tính chính xác, chân thực cũng như công nhận tính pháp lý của văn bản được đóng dấu, các văn bản sau khi được đóng dấu sẽ được sự bảo hộ của pháp luật. Một điều đáng chú ý cần kể đến đó là các dấu treo thường được đóng tại trang đầu tiên của văn bản hay tệp văn bản cần xác nhận.
Đặc điểm dễ nhận dạng của dấu treo ngoài việc được đóng tại trang đầu tiên của văn bản hay tệp văn bản cần xác nhận thì dấu treo là dấu thường đóng ở các vị trí như một phần tên của cơ quan, tổ chức hay có thể đóng dấu tại phần phục lục được kèm theo trong văn bản chính.
Việc sử dụng dấu treo trong các tổ chức, doanh nghiệp cần được thực hiện theo đúng quy định, thực hiện theo quy trình nhất định và cần tuân thủ những quy định nghiêm ngặt. Khi thực hiện công việc đóng dấu treo, người có thẩm quyền sử dụng con dấu hay những người được ủy quyền sẽ đóng dấu vào bên trái, đóng trùm lên 1/3 tên của các cơ quan, tổ chức, hoặc tên của phần phụ lục được kèm theo bên cạnh.
Xem Thêm : Công nghệ thông tin ra làm gì? Các công ty tiềm năng để phát triểnXem thêm: Chứng thực là gì? Phân biệt công chứng và chứng thực
Hiện nay, có nhiều vị trí cũng như cách đóng dấu khác nhau làm thay đổi vai trò, giá trị pháp lý của các loại dấu như việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ,... Cùng tìm hiểu cách phân biệt cũng như các trường hợp khi sử dụng dấu treo mà bạn nên biết như:
Để giấy tờ được hợp pháp hóa thì người sử dụng cần sử dụng chính xác các loại dấu sao cho đúng vai trò cũng như giá trị pháp lý của từng loại dấu. Việc đầu tiên là người sử dụng cần nắm được các thông tin để phân biệt dấu treo cùng các loại dấu khác. Người sử dụng thường nhầm lẫn giữa dấu treo và dấu giáp lai bởi cách sử dụng và khái niệm chúng có sự tương tự, tuy nhiên 2 loại dấu này có vai trò và giá trị pháp lý hoàn toàn khác nhau mà người dùng cần nắm được để tránh cho việc nhầm lẫn trong quá trình sử dụng.
Mặc dù khái niệm về 2 loại dấu này đã được trình bày rõ song nhiều người vẫn nhầm lẫn về chức năng của của dấu treo và dấu giáp lai, vì vậy bạn cần bổ sung các thông tin cho bản thân để trong quá trình sử dụng không có sự nhầm lẫn gây nên việc các văn bản đóng dấu không được công nhận về mặt pháp lý cũng như vai trò của việc đóng dấu sẽ mất tác dụng. Những điểm khác nhau cũng như các điểm để phân biệt giữa dấu treo và dấu giáp lai gồm những điểm như:
- Điểm khác nhau đầu tiên đó là vị trí đóng dấu: nếu như dấu treo sẽ được đóng ở trên đầu trang văn bản, đè lên một phần của tên hay địa chỉ công ty, tổ chức, thì dấu giáp lai lại được đóng vào khoảng giữa của 2 văn bản
- Mục đích sử dụng khác nhau: sự khác này là do mục đích của 2 dấu này vốn khác nhau, dấu treo để xác nhận doanh nghiệp còn giáp lai để xác thực văn bản đặc biệt là ở loại văn bản có nhiều tờ
- Điểm khác nhau tiếp theo đó là dấu treo thường được dùng cho hóa đơn, giấy thực tập hoặc nói chung là các văn bản về thông báo của cơ quan, tổ chức còn dấu giáp lai sẽ được dùng trong hợp đồng, bằng cấp hay các loại giấy tờ có dán kèm ảnh và các giấy tờ nội dung có nhiều trang
Đây chính là những điểm phân biệt rõ rệt và cơ bản nhất của dấu treo và dấu giáp lai và về sự quan trọng thì 2 loại dấu này đều quan trọng như nhau song để chính sách và có tính pháp lý thì cần phải sử dụng đúng mục đích và loại văn bản.
Thông qua thông tin cung cấp về khái niệm cũng như những điểm phân biệt về dấu treo và dấu giáp lai thì liệu có bạn đọc nào băn khoăn về các trường hợp cần sử dụng đến dấu treo hay khi nào thì dùng dấu treo thay vì dấu giáp lai không nhỉ. Có 2 trường hợp chính cần sử dụng đến dấu treo như là:
- Sử dụng dấu treo khi không có sự ủy quyền: dùng trong trường hợp người chịu trách nhiệm được ký phía dưới không có thẩm quyền để được đóng dấu lên chữ ký của mình trên văn bản đó và đối với trường hợp đầu tiên này, hình thức này mọi người có thể bắt gặp tại các phòng công tác sinh viên hay những phòng đào tạo của trường đại học, việc dùng dấu treo phổ biến được dùng trong quá trình xin dấu của sinh viên, hoặc cũng có thể bắt gặp trong các hóa đơn
- Sử dụng dấu treo khi ban hành các văn bản: được dùng trong những trường hợp đóng dấu lên lên các văn bản pháp luật, được đóng lên các phụ lục theo như quy định của pháp luật, trong các trường hợp này chúng ta bắt gặp chủ yếu áp dụng ở các văn bản do cơ quan ban hành những văn bản có hiệu lực và thông thường đây là những cơ quan nhà nước, còn nếu dấu treo được sử dụng trong hệ dân sự, thì sẽ được dùng trong trường hợp ký kết hợp đồng, người đại diện sẽ ký và có thể thay thế bằng hình thức đóng dấu giáp lai,...
Xem Thêm : Lệ phí là gì? Những quy định pháp luật về nghĩa vụ nộp lệ phíXem thêm: Công chứng viên là gì? Những hiểu biết cơ bản về công chứng viên
Dấu treo là một con dấu có sự quan trọng mang lại giá trị về mặt thông tin trong văn bản, chúng ta có thể tìm hiểu cách sử dụng nó nhanh chóng từ Nghị định này như sau:
- Con dấu được sử dụng trên phần nội dung của phụ lục đính kèm tài liệu chính được quyết định thực hiện từ những người đã ký tài liệu và theo quy tắc đóng trùm lên một phần tên cơ quan và tại trang đầu tiên của tổ chức
- Dấu treo là một minh chứng về sự đúng đắn trong văn bản chính cũng như những sự chuẩn xác trong quy trình thủ tục làm việc, tránh được việc giả mạo hay nhân bản sai khi sao chép hoặc in ấn, không tạo cơ hội cho kẻ xấu có thể làm hại đến cơ quan tổ chức trong khi làm giả giấy tờ
Do vậy dấu treo là gì? Nó thuộc quyền sử dụng của một cơ quan nhất định, có thể là một tổ chức hay doanh nghiệp, có một quy định cụ thể riêng và được dùng tuân thủ theo quy định của Nhà nước chính xác
Ví dụ: Nếu bạn được người khác ủy quyền để đóng dấu hay ủy quyền đóng lại cho một người nào đó, trong lĩnh vực bán hàng chẳng hạn, người bán phải trực tiếp đóng dấu bao gồm tên của tổ chức trên hóa đơn và ghi rõ họ tên trên hóa đơn và vì vậy chúng ta có thể áp dụng theo cách làm từ Nghị định trên để thực hiện nhanh chóng và có sự chuẩn xác hơn khi ban hành và đóng dấu treo trên văn bản
Xem Thêm : Tự động hóa là gì? Lợi ích mà tự động hoá mang lại cho con ngườiNgoài những thông tin về cách phân biệt dấu treo, các trường hợp sử dụng dấu treo cũng như cách sử dụng dấu treo thì trong quá trình sử dụng các loại dấu, bạn cần nắm bắt thêm các thông tin như:
Đây là điều mà người sử dụng quan tâm nhiều khi tìm hiểu về dấu treo bởi tính pháp lý cũng như vai trò của các con dấu nhằm tạo tính pháp lý cho văn bản đóng dấu về mặt pháp luật. Theo điều 26 của nghị định 110/2004 / NĐ-CP thì tính pháp lý của văn bản sẽ được công nhận khi dùng dấu treo khi được thực hiện về quy chuẩn đóng dấu chính xác theo quy định sau:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục
- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành
Tuy nhiên chúng ta phải hiểu rõ vai trò của dấu treo, trong những văn bản của cơ quan, tên của người tổ chức thường được viết ở bên trái thường được đặt trên đầu trang đầu tiên, như vậy khi đóng dấu treo, thường không có tính pháp lý nhất định, mà chỉ biểu hiện về mức độ quan trọng hay tính đúng đắn của văn bản mà thôi.
Việc quản lý và sử dụng con dấu treo được thực hiện theo quy định như sau:
- Con dấu của cơ quan, bất kể là dấu treo hay một con dấu nào khác trong đơn vị, tổ chức phải được nhân viên và người có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ, đóng dấu tại cơ quan, tổ chức
- Không được phép đưa con dấu cho người khác khi chưa được sự đồng ý hay chưa có văn bản của cơ quan có thẩm quyền ban hành
- Phải tự tay người được ủy quyền, người có trách nhiệm đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ khi cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm
- Người được quyền ký và bàn giao dấu treo khi đóng vào văn bản phải được sự cho phép của người có thẩm quyền
- Đối với những cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp việc đóng dấu và thực hiện con dấu do cơ quan, tổ chức ban hành thì phải tuân thủ nguyên tắc đóng dấu đúng với thẩm quyền của họ
- Những văn bản thuộc trách nhiệm của văn phòng thì đóng dấu treo cũng phải đảm bảo trách nhiệm đúng với quyền hạn của văn phòng cơ quan quy định
Xem thêm: Gợi ý về mẫu CV ngành luật - giúp bạn xin việc chắc ăn nhất
Theo Điều 18 của Nghị định số 23/2015 / NĐ-CP của Chính phủ quy định về vấn đề sao in các loại văn bản từ sổ gốc, xác thực bản gốc hay những chữ ký và chứng nhận lại quá trình giao dịch của doanh nghiệp
Bên cạnh đó chúng ta có thể tìm hiểu các loại giấy tờ được sử dụng trong các bản chứng thực có thể sao chép, in ấn từ bản gốc như những văn bản sau:
- Những tài liệu được lưu trữ là bản gốc và tài liệu được nhận từ các cơ quan, tổ chức, các đơn vị gửi đến có liên quan
- Các văn bản gốc của những loại giấy tờ, văn bản do cá nhân có thẩm quyền nào đó được lập, có dấu xác nhận và được sự cho phép của những cơ quan có thẩm quyền
Do đó, nếu các tài liệu là các văn bản không có mức độ quan trọng cao của công ty hay doanh nghiệp mà đã được người có thẩm quyền quy định đóng dấu, nó sẽ không thể được chứng thực theo quy định của pháp luật hiện hành
Bài viết đã cung cấp các thông tin liên quan đến dấu treo. Chắc hẳn qua những thông tin mà chúng tôi cung cấp bạn đã hiểu hơn về khái niệm dấu treo là gì cũng như các thông tin xung quanh như cách phân biệt, cách sử dụng cũng như tầm quan trọng của dấu treo. Mong rằng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích với bạn đọc, hãy nhớ theo dõi và cập nhập thêm nhiều thông tin bổ ích nhé. Thân ái!