Nguyên Nhung Thứ bảy, 21/05/2022
Khi nộp hồ sơ xin việc, không phải ai cũng để ý tới việc công chứng giấy tờ. Vấn đề công chứng cần các giấy tờ trong hồ sơ là rất quan trọng, bắt buộc phải công chứng, còn đối với các loại giấy tờ khác thì không. Thông thường khi tham gia phỏng vấn, những ứng viên cần phải mang theo hồ sơ photo không công chứng đến nộp cho những nhà tuyển dụng. Tuy nhiên có một số các cơ quan. công ty lại yêu cầu công chứng từ ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Việc công chứng giấy tờ trong hồ sơ là cơ sở để các nhà tuyển dụng cung cấp thông tin xem có chính xác hay không. Xác nhận từ những cơ quan có thẩm quyền đại diện bên thứ 3 có tính pháp lý và được công nhận theo đúng luật của quy định. Đặc biệt sau khi kết thúc quá trình thử việc, ứng viên sẽ trở thành nhân viên chính thức và sẽ được ký kết hợp đồng lao động. Việc đảm bảo thông tin chính xác trong hồ sơ xin việc là điều quan trọng vì nó liên quan đến quá trình đóng bảo hiểm xã hội trong các thủ tục khác của người lao động.
Để nắm rõ quy trình trong việc công chứng giấy tờ trước khi đi công chứng, người công chứng cần thực hiện các bước được nêu ra dưới đây:
- Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ và hồ sơ để có thể mang đi công chứng
- Bước 2: Những người làm nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ cần phải kiểm tra kỹ số lượng các giấy tờ có trong hồ sơ xem có đúng như quy định của việc công chứng hay không.
- Bước 3: Công chứng viên có nhiệm vụ kiểm tra xác minh lại hồ sơ xin việc theo người yêu cầu công chứng sau đó ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu xác nhận so sánh, tránh trường hợp làm giả giấy tờ.
- Bước 4: Người cần công chứng lại giấy tờ và hồ sơ xin việc đã cần phải công chứng như theo yêu cầu của quy định công chứng giấy tờ.
Xem Thêm : Công nghệ thông tin ra làm gì? Các công ty tiềm năng để phát triểnMột hồ sơ xin việc gồm các giấy tờ như: Thư xin việc, Đơn xin việc, CV xin việc, bản sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe, bằng cấp và chứng chỉ, chứng minh thư/ căn cước công dân, giấy khai sinh,...
Tuy nhiên không phải giấy tờ nào cũng cần phải công chứng. Theo quy định chung của các công ty và các cơ quan Nhà nước thì một số giấy tờ cần được công chứng là:
- Sơ yếu lý lịch;
- Bản photo chứng minh thư nhân dân/ căn cước nhân dân;
- Bản photo sổ hộ khẩu;
- Bản photo giấy khai sinh của bản thân;
- Bản photo bằng tốt nghiệp và các chứng chỉ khác có liên quan…
Sơ yếu lý lịch ;là giấy tờ gọi là hồ sơ lý lịch tự thuật, đây là bản mô tả khái quát các thông tin liên quan tới việc xin việc, bao gồm các thông tin cá nhân của những người thân trong gia đình của ứng viên đi xin việc đó. Sơ yếu lý lịch thường được sử dụng để điền vào đơn xin việc hoặc làm những công việc hành chính có liên quan đến công việc đó. Trước khi đi ứng tuyển, việc công chứng sơ yếu lý lịch là việc rất quan trọng đối với việc đăng ký hợp đồng và ứng tuyển, nhất là ở vị trí các cơ quan nhà nước thì bạn cũng cần phải có giấy tờ này.
Khi có nguyện vọng xét tuyển vào một công ty hay một cơ quan nhà nước tại bấy cứ đâu thì cũng cần công chứng. Vậy những nơi nào có thể công chứng hồ sơ xin việc? Đó là những nơi sau đây:
- Phòng công chứng do UBND tỉnh, thành phố thành lập (có trụ sở, con dấu và tải sản riêng). Trước khi đem Sơ yếu lý lịch đi công chứng thì bạn cũng cần đến nơi UBND nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú để được chứng thực trước đã.
- Văn phòng công chứng (do 2 công chứng viên trở lên thành lập,được thành lập và hoạt động dưới sự cho phép của các cơ quan Nhà nước, có đóng dấu và tài khoản riêng).
Chứng minh thư nhân dân và căn cước công dân là những giấy tờ tùy thân của một người do Cơ quan Công an có thẩm quyền chứng nhận và những đặc điểm riêng và nội dung cơ bản của mỗi công dân trong độ tuổi quy định từ Cơ quan Nhà nước có thẩm quyền . Đây là một trong những giấy tờ cần làm của mọi người dân để có thể thực hiện quyền và nghĩa vụ công dân đi lại và thực hiện trên lãnh thổ Việt Nam.
Khi đi xin việc, bạn cần phải có một giấy photo có công chứng và căn cước công dân có công chứng cho bản thân mình. Cụ thể là bạn phải photo cho mình một bản photo căn cước công dân ra, rồi đem cùng sơ yếu lý lịch để đi công chứng. Cần phải in rõ nét, không được in mờ để bản photo của bạn có thể nhìn rõ được bức ảnh bên trong của chứng minh nhân dân hoặc căn cước nhân dân đó.
Sổ hộ khẩu là một cuốn sổ nhỏ màu đỏ của riêng từng cá nhân. Được quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ - CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch.
Việc chứng thực sổ hộ khẩu không giới hạn vào nơi cư trú và yêu cầu của người chứng thực nên pháp luật không giới hạn quyền công chứng sổ hộ khẩu nơi cư trú đó. Do đó thủ tục này có thể thực hiện và diễn ra ở các tỉnh khác nhưng khi công chứng cần phải có kèm theo bản chính để đối chiếu tại điều 77 luật công chứng 2014 quy định:
- Công chứng viên được chứng thực sao lưu từ bản chính; chứng thực các chữ ký có trong giấy tờ.
- Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực trong chữ ký giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.
Giấy khai sinh là văn bản do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được khai sinh. Bản sao giấy khai sinh gồm 2 loại:
- Bản sao giấy khai sinh từ sổ gốc: là bản sao được cấp từ sổ gốc, do cơ quan đang quản lý từ sổ gốc , căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao, có nội dung đầy đủ chính xác như những nội dung bên trong sổ gốc.
- Bản sao giấy khai sinh chứng thực: là bản sao do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực đúng với bản chính.
Lưu ý từ việc công chứng giấy khai sinh:
- Bản sao không có thời hạn sử dụng.
- Ủy ban nhân dân xã, phường thị trấn có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao giấy khai sinh từ bản gốc.
Ứng viên cần photo và đem đi công chứng các giấy tờ có liên quan để có thể chứng thực bằng cấp của mình. Các chứng chỉ có thể chứng thực như: bằng đại học, bằng cao đẳng, bằng trung cấp, các chứng chỉ ngôn ngữ, chứng chỉ tin học. Đây là những chứng chỉ có thể bạn đem ra photo và đi công chứng cho mình.
Ảnh chân dung là những ảnh có kích cỡ 3x4 và 4x6. Do một bộ hồ sơ xin việc phải những loại căn bản cần phải dán ảnh như: Sơ yếu lý lịch, giấy khám sức khỏe , CV xin việc. Vì vậy, mỗi ứng viên cần chuẩn bị cho mình ít nhất là 3-4 tấm ảnh. Tùy vào yêu cầu của mỗi loại văn bản mà bạn lựa chọn kích cỡ của ảnh sao cho phù hợp, thường thì ảnh cần dán sẽ có kích cỡ là 4x6 cho các loại văn bản và lưu ý dán đúng vị trí cần dán nhé. Thường thì sẽ là bên trái tờ giấy để các nhà tuyển dụng có thể nhìn thấy rõ hơn bức ảnh của bạn trước tiên.
Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã nắm rõ vấn đề hồ sơ xin việc cần công chứng những gì. Hãy làm theo đúng như hướng dẫn của chúng tôi để có thể có những văn bản công chứng chính xác nhất nhé!