1. Tìm hiểu về biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách

1.1. Khái niệm cơ bản

Chỉ cần đến phòng kinh doanh hoặc phòng hành chính nhân sự của một công ty bất kì và hỏi về điều này, chắc hẳn nhân viên nào cũng sẽ biết đến biểu mẫu mang tên xây dựng kế hoạch tiếp khách.

Đúng như tên gọi của nó, biểu mẫu được một nhân viên chịu trách nhiệm xây dựng và lập nên để tạo ra một kế hoạch hoàn chỉnh nhất cho buổi tiếp khách của công ty, phòng hành chính nhân sự sẽ nắm rõ được quy trình buổi gặp gỡ khách hàng, những khoản chi cần phải chuẩn bị để từ đó phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân. Buổi tiếp khách có hoàn thành tốt đẹp hay không đều phải phụ thuộc vào việc xây dựng biểu mẫu kế hoạch này.

1.2. Khi nào cần xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách?

Một câu hỏi được rất nhiều người thắc mắc, đó là biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách sẽ được lập trong trường hợp nào, phần này sẽ giúp giải đáp những thắc mắc đó. Lên kế hoạch đón tiếp khách hay xây dựng biểu mẫu lên kế hoạch là một việc làm khá phổ biến trong môi trường các công ty/doanh nghiệp hay các tập đoàn. Đối tượng khách hướng đến là các khách hàng quen thuộc – khách hàng tiềm năng – khách hàng vip. Việc xây dựng một kế hoạch tiếp khách tốt sẽ đem đến một nguồn lợi rất lớn về cả mặt hình tượng lẫn vật chất, doanh số cho doanh nghiệp.

• Khi nhân viên đề nghị tiếp khách vì mục đích chung của cả công ty, ví dụ như tiếp khách để đàm phán – kí kết hợp đồng, tiếp khách để giải quyết đơn hàng với số lượng lớn, tiếp khách từ các công ty khác đến tham quan và làm việc…thì sẽ xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách.
• Khi nhân viên đề nghị tiếp khách nộp phiếu đề nghị tiếp khách lên giám đốc.
• Sau khi có kế hoạch tiếp khách của công ty, phòng ban chịu trách nhiệm các hoạt động tiếp khách sẽ là phòng hành chính nhân sự hoặc phòng kế toán.

Xem thêm: Nghề tiếp tân và những điều cần biết, liệu có nhàn nhã

1.3. Tại sao phải xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách?

Với những lý do sau đây, bạn sẽ hiểu tại sao mỗi doanh nghiệp hoặc công ty phải xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách.

• Các phòng ban, bộ phận ở mỗi công ty, doanh nghiệp là những nơi có nhiệm vụ tách biệt, riêng rẽ với nhau, nếu như không có những chứng từ, biểu mẫu cụ thể phân công, sắp xếp công việc cho từng người thì việc đánh giá, cho điểm cũng như xét mức thưởng phạt sẽ không được minh bạch, công minh, thậm chí có thể gây nên thù ghét và hiềm khích trong công ty.
• Đối với những doanh nghiệp/công ty có số lượng nhân viên lớn và thường xuyên phải tiếp khách thì phòng kế toán phải nhờ có biểu mẫu xây dựng kế hoạch cụ thể để kiểm soát được khoản chi cũng như có những văn bản và chứng từ kiểm soát thông tin để tiện đối chiếu, theo dõi.
• Nếu công ty hoặc doanh nghiệp có số lượng đối tác, khách hàng lớn, khi không xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách thì sẽ không thể liệt kê, sắp xếp rõ ràng từng nhiệm vụ, công việc và chuẩn bị công tác tiếp khách cho thật tốt.

2. Các bước tiến hành xây dựng biểu mẫu kế hoạch đón tiếp khách

2.1. Đề nghị lập biểu mẫu

Nhân viên công ty/doanh nghiệp chính là những người thuộc diện được đề nghị lập và xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách. Nhiệm vụ và mục đích hàng đầu của họ chính là mang lợi ích nhiều nhất có thể về cho công ty, đồng thời phải đạt được yêu cầu, mục đích của buổi gặp khách hàng. Quy trình đề nghị tạo lập biểu mẫu tiếp khách là trình đơn lên cấp trên – xin ý kiến xét duyệt – được sự đồng thuận của cấp trên thì mới được bắt tay vào xây dựng biểu mẫu.

2.2. Xét duyệt biểu mẫu

Cấp trên có chức danh – những người xét duyêt biểu mẫu – là những người trưởng phòng, quản lý cấp cao, hoặc giám đốc. Trách nhiệm của họ là đánh giá xem phiếu đề nghị tiếp khách này đã phù hợp chưa, người lập phiếu này có khả năng triển khai đến đâu, kế hoạch tiếp khách này có thực thi hay không..

Đây là bước rất quan trọng vì nếu nhìn nhận và đánh giá nhầm thì rất có thể sẽ chỉ mất chi phí, công sức, thời gian chuẩn bị mà không đem lại lợi ích gì. Tiếp sau đó, dựa trên sự phù hợp của phiếu đề nghị này, giám đốc sẽ trực tiếp đóng dấu xét duyệt để kế hoạch tiếp khách được triển khai. Phòng hành chính nhân sự sẽ nhận được thông báo cụ thể để từ đó tạo lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách.

2.3. Lập kế hoạch – quản lý

Phòng hành chính nhân sự sẽ chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách. 3 mục bắt buộc phải có trong biểu mẫu đó là quy trình đón tiếp khách hàng – xác định các chi phí có liên quan và phân công chuẩn bị công việc cho từng phòng ban cụ thể.

2.4. Thực hiện kế hoạch tiếp khách

Sau bước tạo lập và xây dựng kế hoạch tiếp khách rồi thì các bộ phận, phòng ban có liên quan đến kế hoạch tiếp khách sẽ được phân công rõ ràng và từng bộ phận có sự kết hợp với nhau để thực hiện kế hoạch tiếp khách một cách hoàn thiện nhất có thể.

Bất cứ ý kiến nào được các phòng ban thống nhất rõ ràng với nhau phải được trình lên ban giám đốc để được xác nhận và xét duyệt rồi mới được phép thực hiện. Việc tiếp khách hàng này là công việc chung của cả công ty, nên ngoài cá nhân lập biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách ra thì tất cả các nhân viên có liên quan đều phải chịu trách nhiệm lên kế hoạch và triển khai kế hoạch.

3.  Những lợi ích mà biểu mẫu kế hoạch mang lại

3.1. Xây dựng cho công ty hình ảnh tốt đẹp, gắn kết

Khi một cá nhân, hoặc một tổ chức quyết định trở thành khách hàng hoặc đối tác của công ty bạn sau khi dự buổi gặp mặt tiếp khách thì điều đó chứng tỏ họ thấy ở công ty bạn một hình ảnh rất văn minh, lịch sự trong kinh doanh. Hình tượng công ty trong mắt khách hàng và đối tác cũng sẽ trở nên rất chuyên nghiệp

Việc phân bổ công việc cho từng cá nhân hoặc phòng ban sẽ giúp cho các phòng ban tăng thêm tình đồng nghiệp, tình bạn, gắn kết với nhau hơn trong công việc. Có thể không chỉ là những người đồng nghiệp bình thường mà còn là những người bạn hiểu rõ quy cách làm việc của nhau.

3.2. Đảm bảo buổi gặp gỡ khách hàng được thành công 

Khi sử dụng biểu mẫu xây dựng tiếp đón khách hàng, công ty hoặc doanh nghiệp sẽ đảm bảo được cuộc gặp gỡ khách hàng sẽ diễn ra thành công, tránh khỏi mọi sơ sảy, sai sót dù là nhỏ nhất. Công cuộc phân công, chuẩn bị công việc kĩ lưỡng sẽ giúp việc tiếp đón khách được diễn ra một cách suôn sẻ nhất.

Thêm vào đó, khi có bản kế hoạch xây dựng một chương trình tiếp khách rõ ràng, riêng rẽ, mọi việc sẽ được thực hiện như kế hoạch đã được giao. Sẽ không có các hiện tượng như cắt xét quy trình, hoặc đổi hướng theo ý thích cá nhân.

3.3. Theo dõi, kiểm kê được khoản chi

Nhờ có biểu mẫu xây dựng kế hoạch đón tiếp khách hàng này mà bộ phận kế toán nói riêng có thể xem xét về các khoản chi của công ty, cũng như công ty nói chung có thể dự trù được kinh phí để thực hiện buổi gặp mặt tiếp khách, các khoản chi cần bỏ ra khi tiếp khách. Các việc như sai sót hay gian lận cũng sẽ được thể hiện rõ ràng, hoàn toàn minh bạch về tài chính.

Xem thêm: Việc làm hành chính - văn phong

4. Cách điền biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách 

Dưới đây là hướng dẫn ghi biểu mẫu xây dựng kế hoạch tiếp khách, ở phía dưới sẽ có ảnh minh họa một biểu mẫu cụ thể cho bạn quan tâm.

Phần mở đầu:

Logo công ty: góc trái trên đầu biểu mẫu

Tên công ty: chữ đậm, in hoa

Ngày tháng năm, nơi viết

Tiêu đề: chữ đậm, in hoa

“KẾ HOẠCH TIẾP KHÁCH

V/v tiếp đoàn khách……………”

Phần nội dung:

Quy trình đón tiếp

Chi phí liên quan

Phân công chuẩn bị

Phần kết: chữ ký của bộ phận đề nghị (người đại diện) và Giám đốc (Ký và ghi rõ họ tên)

Xem thêm: Việc làm thư ký - trợ lý

5. Lưu ý khi lập kế hoạch tiếp khách cho công ty hoặc doanh nghiệp

5.1. Xác định đối tượng, mục tiêu, những thứ cần thực hiện

Đây là lưu ý đầu tiên, và cũng là lưu ý quan trọng nhất, vì bạn phải xác định rõ ràng mục tiêu của kế hoạch tiếp khách là gì, đối tượng khách hàng của cuộc gặp là ai, khách hàng tiềm năng, khách hàng thân quen, hay khách hàng VIP…Tùy vào từng đối tượng mà những việc cần chuẩn bị sẽ khác nhau, bạn sẽ biết mức độ quan trọng của khách hàng đó đến đâu và quy mô buổi tiếp khách như thế nào

5.2. Các lịch tiếp khách không được trùng lặp 

Hãy thử tưởng tượng, bạn hẹn 2 khách hàng tiềm năng A và khách hàng VIP B cùng một ngày, ở trong hai khung giờ cách nhau chỉ có ba mươi phút. Không một nhân viên nào có thể tiếp đón tử tế và thành công cả hai đối tượng khách này dù cho họ có là những người giỏi giang, chuyên nghiệp nhất. Việc bị trùng lịch, hoặc sát lịch hẹn của các khách hàng là những việc rất cấm kị trong giao tiếp kinh doanh. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lưu ý không nên hẹn tiếp khách vào những ngày gần sát ngày nghỉ lễ hoặc ngày mà bạn có ý định đi nghỉ, vì khoảng thời gian đó khối lượng công việc có thể nhiều hơn, biết đâu bạn sẽ lỡ quên mất việc tiếp khách. Khi ấy, hậu quả sẽ rất thiệt thòi nặng nề về cả phía bạn lẫn công ty của bạn.

5.3. Chiến lược là cái nôi khởi nguồn kế hoạch

Đầu tiên, hãy có chiến lược tiếp khách của riêng mình. Sau đó mới đến kế hoạch tiếp khách. Cuộc gặp gỡ tiếp khách như đã nói ở trên là thứ quyết định và giúp sức cho rất nhiều điều, qua cuộc gặp mặt đó, khách hàng và đối tác có thể quyết định có kí kết hợp đồng với bạn không, liệu công ty của bạn có đủ chuyên nghiệp và uy tín để đàm phán không. Hãy nhớ rằng nên bắt đầu từ việc xây dựng chiến lược vừa tầm với đối tượng khách hàng bạn hướng đến.

Như vậy, trong bài viết vừa rồi, vieclam24h.net.vn đã hướng dẫn cho bạn Cách xây dựng biểu mẫu kế hoạch tiếp khách chuẩn nhất, cũng như làm rõ ý nghĩa của việc xây dựng biểu mẫu và đưa ra một số lưu ý nhỏ khi tổ chức một buổi tiếp khách của công ty hoặc doanh nghiệp. Bạn có thể tải tờ mẫu bằng cách click vào DOWNLOAD ở bên dưới nhé. Cảm ơn bạn vì đã đọc bài viết này, hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho công việc của bạn!

Tải xuống ngay