Hồ sơ đăng ký kinh doanh - Những kiến thức hữu ích cần trang bị

1. Khái niệm “Hồ sơ đăng ký kinh doanh”

Hồ sơ đăng ký kinh doanh là một tập hợp bao gồm các giấy tờ, tài liệu cần thiết nhằm thực hiện quá trình đăng ký thành lập doanh nghiệp theo đúng quy định của pháp luật, cần phải được nộp lại cho cơ quan đăng ký. Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh thì bắt buộc phải được thông qua Hồ sơ đăng ký kinh doanh. Các thành phần trong một Hồ sơ đăng ký kinh doanh sẽ có sự khác nhau tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký.

2. Các giấy tờ cần có trong một hồ sơ đăng ký kinh doanh hoàn chỉnh

2.1. Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cho các doanh nghiệp tư nhân

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu có sẵn: 01 bản.

- Bản sao đã được công chứng các giấy tờ pháp lý cá nhân của chủ doanh nghiệp tư nhân.

2.2. Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cho các công ty trách nhiệm hữu hạn

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu có sẵn: 01 bản.

- Bản điều lệ đã soạn thảo của công ty trách nhiệm hữu hạn.

- Danh sách các thành viên sáng lập của công ty trách nhiệm hữu hạn.

- Bản sao các giấy tờ được nêu sau đây: 

+ Giấy tờ pháp lý cá nhân đối với thành viên là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật.

+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức nếu thành viên đó là tổ chức kèm theo văn bản cửa ra người đại diện ủy quyền, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện được ủy quyền là thành viên của tổ chức đó.

Nếu thành viên là tổ chức nước ngoài thì các bản sao pháp lý này cần được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư đối với các nhà đầu tư nước ngoài.

2.3. Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cho các công ty hợp danh

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu có sẵn: 01 bản.

- Bản điều lệ đã soạn thảo của công ty hợp danh.

- Danh sách các thành viên sáng lập của công ty hợp danh.

- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của thành viên sáng lập công ty.

- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư đối với các nhà đầu tư nước ngoài.

2.4. Đối với hồ sơ đăng ký kinh doanh cho các công ty cổ phần

- Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu có sẵn: 01 bản.

- Bản điều lệ đã soạn thảo của công ty cổ phần.

- Danh sách các cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là các nhà đầu tư nước ngoài.

- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của thành viên sáng lập công ty.

- Bản sao các giấy tờ được nêu sau đây: 

+ Giấy tờ pháp lý cá nhân của cổ đông sáng lập và các cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân hoặc người đại diện theo pháp luật.

+ Giấy tờ pháp lý của tổ chức nếu thành viên đó là tổ chức kèm theo văn bản cửa ra người đại diện ủy quyền, giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện được ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.

Nếu cổ đông là tổ chức nước ngoài thì các bản sao pháp lý này cần được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư đối với các nhà đầu tư nước ngoài.

3. Trình tự đăng ký kinh doanh

3.1. Xác định loại hình doanh nghiệp cần lập hồ sơ đăng ký

Cần phải xác định rõ loại hình doanh nghiệp định thành lập là gì. Từ đó, chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ theo đúng loại hình doanh nghiệp đã định.

3.2. Chuẩn bị hồ sơ, thủ tục đăng ký theo đúng yêu cầu và quy định

3.2.1. 01 bản Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu

- Tên doanh nghiệp đăng ký.

- Địa chỉ của trụ sở chính của doanh nghiệp, kèm theo các phương thức liên lạc: số điện thoại, số fax, email.

- Ngành, nghề kinh doanh cần đăng ký của doanh nghiệp đó.

- Vốn điều lệ (đối với công ty) hoặc vốn ban đầu của chủ doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp tư nhân).

- Tỉ lệ phần góp vốn của từng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; các thông tin về cổ phần của các cổ đông sáng lập như số cổ phần, loại cổ phần là gì, mệnh giá cổ phần cũng như tổng số cổ phần được chào bán của từng loại trong công ty cổ phần.

- Họ tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, chữ ký, số giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân của chủ doanh nghiệp trong doanh nghiệp tư nhân; của chủ sở hữu công ty hoặc người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu công ty trong công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của thành viên hợp danh trong công ty hợp danh; của thành viên hoặc người đại diện theo ủy quyền của thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; hoặc của cổ đông sáng lập hay người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập trong công ty cổ phần.

3.2.2. Giấy tờ định danh hợp pháp đã được xác minh

Bản sao hộ chiếu còn thời hạn, giấy chứng minh nhân dân, căn cước công dân của các thành viên, cổ đông sáng lập công ty. Các bản sao này đều phải có dấu công chứng.

3.2.3. Dự thảo điều lệ của công ty tương ứng với loại hình công ty dự định thành lập

- Tên công ty, địa chỉ của trụ sở chính cùng với địa chỉ các chi nhánh và văn phòng đại diện.

- Nêu ngành, nghề mà doanh nghiệp, công ty đó đăng ký kinh doanh.

- Vốn điều lệ, cùng với cách thức tăng - giảm vốn điều lệ là gì.

- Họ tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, chữ ký cùng với các thông tin về đặc điểm cơ bản khác của của thành viên hợp danh trong công ty hợp danh; của thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập trong công ty cổ phần.

- Phần vốn góp cùng với giá trị vốn góp của từng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; các thông tin về cổ phần của các cổ đông sáng lập như số cổ phần, loại cổ phần là gì, mệnh giá cổ phần cũng như tổng số cổ phần được chào bán của từng loại trong công ty cổ phần.

- Quyền và nghĩa vụ của thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; quyền và nghĩa vụ của các cổ đông trong công ty cổ phần.

- Cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.

- Thông tin của người đại diện theo pháp luật của trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần.

- Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết khi công ty có tranh chấp nội bộ.

- Căn cứ để xác định và phương pháp xác định thù lao, tiền lương, thưởng cho người quản lý và thành viên Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên.

- Những trường hợp nào thì thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có thể yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp hoặc thành viên của công ty cổ phần có thể mua lại cổ phần.

- Trình bày nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh.

- Các trường hợp nào thì công ty phải giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty.

- Thể thức sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty.

- Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập, người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông sáng lập của công ty cổ phần; của các thành viên hợp danh của công ty hợp danh; của người đại diện theo pháp luật hoặc của chủ sở hữu công ty, của các thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền trong công ty trách nhiệm hữu hạn.

- Các nội dung khác được thoả thuận giữa các thành viên, cổ đông nhưng vẫn phải tuân theo quy định của pháp luật.

3.2.4. Danh sách thành viên vào thời điểm nộp hồ sơ đăng ký

Áp dụng cho các trường hợp công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh, công ty cổ phần, danh sách thành viên được lập theo mẫu thống nhất được quy định bởi cơ quan đăng ký kinh doanh, yêu cầu phải có các nội dung chủ yếu như sau:

- Họ tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, chữ ký cùng với các thông tin về đặc điểm cơ bản khác của của thành viên hợp danh trong công ty hợp danh; của thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập trong công ty cổ phần.

- Phần vốn góp cùng với giá trị vốn góp của từng thành viên trong công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; các thông tin về cổ phần của các cổ đông sáng lập như số cổ phần, loại cổ phần là gì, mệnh giá cổ phần cũng như tổng số cổ phần được chào bán của từng loại là bao nhiêu trong công ty cổ phần.

- Họ và tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật, của các cổ đông sáng lập, người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông sáng lập của công ty cổ phần; của các thành viên hợp danh của công ty hợp danh; của người đại diện theo pháp luật hoặc của chủ sở hữu công ty, của các thành viên hoặc người đại diện theo uỷ quyền trong công ty trách nhiệm hữu hạn.

3.3. Tiến hành giải quyết hồ sơ theo đúng quy trình đã định

- Cơ quan đăng ký kinh doanh lãnh trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp đăng ký doanh nghiệp trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký.

- Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cần phải thông báo cho người thành lập doanh nghiệp thông qua văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung. - Nếu hồ sơ đăng ký bị từ chối thì Cơ quan đăng ký kinh doanh phải thông báo bằng văn bản cho người thành lập doanh nghiệp kèm theo lý do từ chối.

- Sau khi xem xét, Cơ quan đăng ký kinh doanh khi cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh phải đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ đã xét duyệt; không được đưa ra yêu cầu người thành lập doanh nghiệp nộp thêm các giấy tờ không nằm trong quy định tại Luật này.

Như vậy, bài viết trên đây đã trình bày về các thành phần của Hồ sơ đăng ký kinh doanh cũng như tiến trình để đăng ký kinh doanh. Hi vọng bạn đọc có thể rút ra những thông tin hữu ích cho mình trong quá trình tìm hiểu đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.