Các thủ tục quan trọng trong hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

1. Tổng quan về hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

1.1. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu là gì?

Nhãn hiệu là một loại tài sản vô cùng quan trọng cho việc phát triển tiếng nói. Đặc biệt là trong vấn đề chiếm hữu, khả năng sử dụng và định đoạt do các tính chất về lãnh thổ của nhãn hiệu. Do vậy mà hầu hết các quốc gia trên thế giới đầu nghiên cứu riêng cho mình cách xây dựng hệ thống đăng ký nhãn hiệu hàng hoá hoàn chỉnh nhất.

Không chỉ vậy, họ còn xem thủ tục đăng ký nhãn hiệu tương đồng như một nền tảng pháp lý đầy đủ cho việc bảo hộ các nhãn hiệu trong thương mại. 

1.2. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu phải bao gồm các những tài liệu gì?

Về quy chuẩn, mẫu hồ sơ đăng ký nhãn hiệu sẽ bao gồm các loại chứng từ như sau:

- 01 bản sao có công chứng của giấy phép đăng ký kinh doanh

- Chứng từ kê khai đăng ký nhãn hiệu hàng hóa theo form mẫu

- Mẫu nhãn hiệu muốn đăng ký (bao gồm 08 mẫu với kích thước nhỏ hơn 8x8cm)

- Bản sao các giấy tờ liên quan đến lệ phí (bao gồm các trường hợp nộp lệ phí thông qua dịch vụ bưu chính hoặc các trường hợp nộp lệ phí hợp pháp khác)

- Chứng từ xác nhận yêu cầu nộp đơn hợp pháp. Trong trường hợp người nộp đơn được quyền thụ hưởng đơn của người khác (nếu có).

Đối với các chứng từ đăng ký nhãn hiệu tập thể hoặc các nhãn hiệu chứng nhận thì yêu cầu phải có những tài liệu đi kèm như sau:

- Các nội quy trong việc sử dụng nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận

- Bản thuyết minh về chất lượng cũng như các đặc thù của sản phẩm mang nhãn hiệu cần đăng ký.

- Bản đồ xác định lãnh thổ.

2. Tham khảo thủ tục chuẩn bị hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

2.1. Tra cứu nhãn hiệu

Mục đích của việc tra cứu nhãn hiệu chính là kiểm tra xem nhãn hiệu mà khách hàng sẽ đăng ký có bị trùng lặp với các nhãn hiệu khác đã đăng ký trước đó hay không. Dựa vào kết quả tra cứu thu được, các luật sư tòa án sẽ đánh giá được khả năng bảo hộ nhãn hiệu mà bạn đăng ký.

Đồng thời, nếu nhãn hiệu mà bạn đăng ký bị trùng lặp với các nhãn hiệu khác thì cần phải chỉnh sửa một vài chi tiết để tạo ra sự khác biệt.

Bước tra cứu nhãn hiệu là một trong những bước quan trọng nhất trong thủ tục làm hồ sơ đăng ký nhãn hiệu bởi nếu các bạn chỉ cần bỏ sót bức này thì khả năng bị từ chối đăng ký là rất khả quan. 

Chính vì vậy mà các bạn cần thuê luật sư chuyên nghiệp về Sở hữu trí tuệ để có thể thực hiện việc tra cứu cũng như đánh giá các khả năng bảo hộ cho nhãn hiệu của bạn. Nếu nhãn hiệu của bạn chưa đạt yêu cầu thì khi đó luật sư sẽ tư vấn cho bạn giải pháp tốt nhất để xử lý kịp thời.

2.2. Thủ tục chuẩn bị hồ sơ

Sau khi nhận định thành công về sự khác biệt của nhãn hiệu, luật sư sẽ hướng dẫn các bạn cách xây dựng một bộ hồ sơ đăng ký nhãn hiệu hoàn chỉnh, quy trình được thực hiện cụ thể như sau:

- Sắp xếp chứng từ kê khai đăng ký bao gồm mô tả nhãn hiệu và phân loại các sản phẩm hoặc dịch vụ có nhu cầu đăng ký.

- Nộp hồ sơ đăng ký nhãn hiệu tại chi nhánh Cục sở hữu trí tuệ gần nhất.

- Trong thời gian thẩm định hồ sơ và phê duyệt, các bạn cần theo dõi sát sao cũng như phản hồi công văn theo yêu cầu của Cục sở hữu trí tuệ (nếu có).

- Công bố và cập nhật cho khách hàng về quy trình thẩm định hồ sơ đăng ký nhãn hiệu.

2.3. Các giai đoạn thẩm định hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần chú ý

Quy trình thẩm định đơn nhãn hiệu sẽ bao gồm 4 giai đoạn chủ yếu, thông thường các giai đoạn sẽ kéo dài khá lâu từ 12 - 14 tháng và thậm chí có thể lâu hơn. Đây sẽ là thời gian chờ đợi khá lâu và có thể xảy ra một số phát sinh đối với doanh nghiệp.

2.3.1. Giai đoạn 1: Thẩm định hình thức hồ sơ đăng ký

Sau khi Cục sở hữu trí tuệ nhận được hồ sơ đăng ký nhãn hiệu của bạn thì các Chuyên viên sẽ đưa ra những đánh giá cụ thể và chính xác của hồ sơ dựa trên các yêu cầu của Cục. Điều này sẽ còn phụ thuộc về các đối tượng ngoại lệ, quyền nộp hồ sơ, … để đưa ra các kết luận hợp lý xem hồ sơ có hợp lệ hay không. 

Chính vì vậy, hồ sơ đăng ký nhãn hiệu mà bạn nộp cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí như sau:

- Mỗi bộ hồ sơ chỉ được phép cấp một văn bằng bảo hộ. 

- Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu cần được soạn thảo bằng Tiếng Việt. Các bạn tham khảo nguồn tài liệu khác chỉ được dùng để đối chiếu, tránh sử dụng chính tả viết tắt. 

- Kể từ ngày nộp hồ sơ phê duyệt sẽ được thẩm định trong vòng 1 tháng. 

Trong trường hợp hồ sơ của bạn nộp không hợp lệ với các tiêu chí mà Cục sở hữu trí tuệ đề ra thì các bạn cần có sự hỗ trợ của luật sư để sửa chữa kịp thời, bổ sung các nội dung còn thiếu theo hướng dẫn trong công văn phản hồi của Cục sở hữu trí tuệ.

2.3.2. Giai đoạn 2: Phê duyệt hồ sơ hợp lệ

Sau khi đơn đăng ký nhãn hiệu được phê duyệt hợp lệ sẽ được công bố chính thức lên công văn của Cục Sở hữu trí tuệ trong thời hạn 02 tháng kể từ ngày được xác nhận hợp lệ, nội dung công bố cụ thể như sau:

Thông báo các thông tin liên quan đến hồ sơ đăng ký nhãn hiệu hợp lệ như ngày nộp hồ sơ, tên người nộp và địa chỉ của người nộp cùng với đại diện sở hữu của tổ chức/tập thể.

Thông báo về mẫu nhãn hiệu được đăng ký hợp pháp bao gồm các màu sắc bảo hộ, danh mục hàng hoá cũng như các dịch vụ đã đăng ký.

2.3.3. Giai đoạn 3: Thẩm định nội dung của hồ sơ đăng ký

Sau khi hồ sơ đăng ký nhãn hiệu được Cục Sở hữu trí tuệ công nhận hợp lệ sẽ được thẩm định về mặt nội dung, nhằm mục đích đánh giá khả năng bảo hộ cũng như xác định phạm vi bảo hộ dựa trên các điều kiện bảo hộ. Thông thường, thời hạn thẩm định nội dung hồ sơ sẽ dao động trên dưới 9 tháng kể từ ngày công bố hợp lệ.

2.3.4. Giai đoạn 4: Chủ nhãn hiệu nhận giấy chứng nhận và đăng bạ

Đây chính là giai đoạn cuối cùng khi các bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu thành công và đăng bạ. Dựa vào kết quả thẩm định nội dung nếu đối tượng trong đơn đáp ứng được mọi tiêu chuẩn bảo hộ sẽ được Cục Sở hữu trí tuệ yêu cầu nộp lệ phí theo quy định đã ban hành.

Sau khi được chính thức thông báo nhận chứng nhận đăng ký nhãn hiệu, thông tin của các bạn sẽ được ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về nhãn hiệu đã công bố trên Công báo Sở hữu công nghiệp.

3. Một số câu hỏi thường gặp về hồ sơ đăng ký nhãn hiệu

3.1. Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu được bảo hộ trong bao lâu?

Văn bản bảo hộ của hồ sơ đăng ký nhãn hiệu sẽ có hiệu lực trong vòng 10 năm kể từ ngày cấp. Khi các bạn muốn được tiếp tục bảo hộ thì cần phải làm đơn gia hạn, thời gian trong mỗi lần gia hạn sẽ là 10 năm và số lần gia hạn không hạn chế.

3.2. Sau khi đăng ký có bắt buộc phải sử dụng nhãn hiệu không?

Câu trả lời là CÓ. Sau khi được cấp giấy chứng nhận hồ sơ đăng ký nhãn hiệu, nếu chủ nhãn hiệu không sử dụng liên tiếp trong 05 năm thì văn bằng đó sẽ bị huỷ. Chính vì vậy để duy trì được hiệu lực nhãn hiệu, các bạn nên sử dụng nhãn hiệu phù hợp cho dịch vụ, sản phẩm để tránh tốn phí các lệ phí đã bỏ ra.

Trên đây là những thông tin cơ bản về hồ sơ đăng ký nhãn hiệu. Hy vọng bài tin này sẽ giúp các bạn trong việc thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu và hoàn thành thủ tục kinh doanh của mình, đừng quên theo dõi các bài đọc mới nhất qua trang của chúng tôi hàng ngày bạn nhé.