Tiết lộ cho các bạn những thông tin bí mật về hồ sơ dự thẩu

1. Bạn hiểu thế nào về hồ sơ dự thầu

1.1. Hồ sơ dự thầu là gì?

Hồ sơ dự thầu là toàn bộ những tài liệu được sử dụng rộng rãi, đấu thầu hạn chế bao gồm các yếu tố yêu cầu của một dự án, gói thầu để làm căn cứ cho nhà thầu, nhà đầu tư để có thể chuẩn bị hồ sơ và để mời bêm thầu về tổ chức và đánh giá hồ sơ thầu nhằm lựa chọn nhà thầu, nhà đầu tư

Đây cũng là cơ sở để căn cứ nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu tham dự vào thầu gói thầu này. Theo điều 18 Nghị định 63/2014/NĐ- CP hồ sơ dự thầu được lập sẽ gồm những giấy tờ cơ bản của gói thầu trong cách lĩnh vực khác nhau.

1.2. Những yếu tố cần có của hồ sơ dự thầu

1.2.1. Đối với gói dự thầu xây lắp

Theo hướng dẫn việc lập hồ sơ dự thầu xây lắp ở quy định tại Thông tư 03/2015 - TT-BKHĐT thig các giấy tờ trong hồ sơ dự thầu mà nhà thầu cần chuẩn bị bao gồm 

- Đơn dự thầu được viết theo mẫu

- Thỏa thuận liên doanh nếu đây là trường hơp nhà thầu liên danh

- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký và đơn dự thầu

- Các tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký vào đơn dự thầu 

- Đề xuất kỹ thuật với gói thầu

- Đề xuất những phương án kỹ thuật thay thế

- Các tài liệu khác liên quan đến các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và bảng dữ liệu đấu thời

1.2.2. Đối với các gói thầu mua sắm hàng hóa

Quy định về các tài liệu cần thiết trong hồ sơ dự thầu được xác định theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu về mua sắm hàng hóa 

Cụ thể căn cứ theo quy định thông tư 05/2015 TT-BKHĐT thì có thể xác định các tài liệu có liên quan trong hồ sơ dự thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa cũng như được thực hiện các gói thầu xây lắp như trên.

1.2.3. Đối với các gói thầu về dịch vụ tư vấn

Các thông tư 01/2015/TT-BKHĐT có thể xác định hồ sơ dự thầu đối với gói thầu dịch vụ tư vấn và sẽ bao gồm:

– Hồ sơ đề xuất bên kỹ thuật gồm:

+ Các tài liệu chứng minh được tư cách hợp lệ của nhà thầu;

+ Tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm thật sự của nhà thầu;

+ Những đề xuất kỹ thuật đối với gói thầu của nhà thầu;

+ Đơn dự thầu được viết theo mẫu;

+ Giấy ủy quyền các trường hợp đại diện theo pháp luật của nhà thầu và đưa ủy quyền cho người khác tham gia vào việc đấu thầu;

+ Văn bản thỏa thuận liên danh đấu thầu, trong trường hợp nhà thầu tham gia dự thầu với tư cách là một nhà thầu liên danh;

+ Văn bản cụ thể về cơ cấu, tổ chức, kinh nghiệm của nhà thầu.

+ Những giải pháp và phương pháp đưa ra tổng quát để thực hiện dịch vụ tư vấn do nhà thầu đề xuất;

+ Danh sách những người tham gia thực hiện dịch vụ tư vấn trong gói thầu này;

+ Lý lịch của những người tư vấn tham gia vào gói thầu này;

+ Văn bản giám sát tiến độ thực hiện công việc;

+ Nội dung khác đã được nêu tại Bảng dữ liệu đấu thầu.

– Hồ sơ đề xuất tài chính bao gồm các giấy tờ:

+ Đơn dự thầu được viết theo mẫu;

+ Văn bản tổng hợp các chi phí thực hiện của gói thầu;

+ Thù lao cho những người tư vấn tham gia vào gói thầu;

+ Nội dung của bảng phân tích các chi phí thù lao chi trả cho những người tham gia;

+ Những chi phí khác có thể phát sinh.

1.2.4. Đối với các dự án đầu tư theo hình thức đối tác công tư

Đối với những loại hình thức dự án này nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ đấu thầu theo nội dung cụ thể của hồ sơ mời thầu, tuy nhiên theo căn cứ thông tư 15/2016/ TT - BKHĐT thì hồ sơ dự thầu sẽ bao gồm hồ sơ đề xuất ký thuật và đề xuất tài chính trong đo có tiêu chí cụ thể bao gồm:

Hồ sơ kỹ thuật: bao gồm tất cả những hồ sơ tài chính, pháp lý, năng lực và kinh nghiệm cũng như là các đề xuất của nhà đầu tư trên cơ sở xác định những tiêu chí của hồ sơ dự thầu

- Đơn dự thầu viết theo mẫu

- Tài liệu chứng minh tư cách hợp lệ của người ký đơn dự thầu

- Giấy ủy quyền dự thầu (trong trường hợp cần thiết)

- Thỏa thuận liên doanh (nếu có sự thay đổi liên danh)

- Giấy bảo đảm dự thầu

- Các tài liệu cập nhật,các định năng lực và kinh nghiệm của nhà đầu tư

- Đề xuất kỹ thuật dự thầu

Hồ sơ đề xuất tài chính bao gồm các giấy tờ chủ yếu như là:

- Đơn đề nghị dự thầu

- Đề xuất về tài chính đối với các gói thầu’

- Bảng biểu thông tin của người dự thầu

1.2.5. Đối với việc mua sắm hàng hóa

Quy định về tài liệu cần thiết trong hồ sơ được xác định theo nội dung yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và các gói thầu mua sắm hàng hóa. Cụ thể theo quy định tại thông tư 05/2015/TT - BKHĐT thì các tài liệu trong hồ sơ dự thầu đối với việc mua sắm hàng hóa cần phải xác định như theo phân tích ở trên.

2. Các bước làm hồ sơ dự thầu

Để có thể hoàn thành một hồ sơ dự thầu hoàn chỉnh, những người chuẩn bị hồ sơ về bản vẽ thi công. Hồ sơ dự thầu là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư và nộp cho bên mời thầu, hãy cùng mình tìm hiểu các quy trình để làm rõ hơn vấn đề này nhé!

2.1. Làm rõ các yêu cầu của hồ sơ mời thầu và kỹ thuật thi công

Việc này giúp chúng ta nắm rõ được từng bước thi công mà chủ đầu tư đề ra và biết được chắc chắn những điều kiện quan trọng nhất trong hồ sơ mời thầu đề ra là gì. Nếu thiếu đi 1 trong các điều kiện của chủ đầu tư thì khi đưa ra hồ sơ dự thầu coi như bị loại ngay lập tức.

2.2. Làm theo các bước yêu cầu trong biểu mẫu hồ sơ

Lưu ý một điều rằng bạn không được sai sót bất kỳ biểu mẫu nào mà hồ sơ mời thầu yêu cầu và nếu thiếu sót hay làm sai thì nguy cơ là cái biểu mẫu hồ sơ sẽ bị loại ngay lập tức.

Một biểu mẫu thường có nội dung cơ bản như sau: 

- Mẫu đơn dự thầu, mẫu thư giảm giá, bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng;

- Bảo lãnh bảo hành, bảo lãnh tạm ứng, bảng tính chi tiết giá thầu;

- Bảng tổng hợp giá thầu;

- Hồ sơ kinh nghiệm, số liệu về tài chính

- Danh mục thiết bị thi công

- Bảng quy cách về thiết bị vật tư, danh sách cán bộ chủ chốt 

- Kê khai xung đột lợi ích, hợp đồng thi công xây dựng 

2.3. Trình bày hồ sơ dự thầu

Đây là bước quan trọng nhất cần phải chú ý tới quá trình làm hồ sơ dự thầu. Theo đó thì một hồ sơ dự thầu gồm có 3 phần đó là: Năng lực (Năng lực dành cho gói thầu và năng lực của công ty) + Biện pháp thi công + Giá dự thầu.

Về cơ bản thì để làm hồ sơ dự thầu thì bạn chỉ cần làm 3 bước trên. Tuy nhiên bạn càn phải chú ý thật kỹ các chi tiết nhỏ cần được quan tâm. Hãy đảm bảo cho mình đầy đủ nội dung và đúng như quy trình thì mẫu hồ sơ dự thầu của bạn cũng sẽ có lợi thế cạnh tranh hơn rất nhiều.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã nắm rõ những thông tin về hồ sơ dự thầu bao gồm những thông tin chính như là hồ sơ dự thầu bao gồm những loại giấy tờ gì và các bước để chuẩn bị hồ sơ dự thầu. Chúng tôi hy vọng qua bài viết này các bạn độc giả đã nắm rõ thông tin và có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất khi có kế hoạch tham gia đấu thầu xây dựng.