Hồ sơ nhân sự là gì và những quy định cần biết về hồ sơ nhân sự

Hải Minh   Thứ năm, 11/08/2022

Trong các doanh nghiệp, ngoài việc tập trung vào các hồ sơ giấy tờ liên quan đến hoạt động kinh doanh dịch vụ, các hợp đồng với đối tác; doanh nghiệp cũng luôn quan tâm đến việc lưu trữ và cập nhật thông tin của nhân viên, chúng được gọi là hồ sơ nhân sự. Vậy cụ thể hồ sơ nhân sự là gì? Chúng có quan trọng không và có những quy định nào về hồ sơ nhân sự? Dưới đây là những giải đáp của chúng tôi.

1.Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là nơi ghi lại và lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến các nhân sự trong doanh nghiệp, tổ chức từ khi họ nộp hồ sơ ứng tuyển vào công ty đến tận khi họ xin nghỉ việc, bị đuổi việc  hoặc nghỉ hưu. Hồ sơ này lưu trữ các thông tin về hồ sơ xin việc, sơ yếu lý lịch, bảo hiểm, cam kết, thời gian làm việc, công việc đã làm, nghỉ phép, các lỗi phạt,...

Hồ sơ nhân sự là gì?
Hồ sơ nhân sự là gì?

Hồ sơ nhân sự là một thứ thiết yếu, là thông tin quan trọng trong phòng hành chính nhân sự. Chúng được dùng để làm căn cứ xét lương, thưởng, check bảng chấm công, tính toán các khoản bù trừ do phạm lỗi hay các hành vi gây hại cho doanh nghiệp.

Hồ sơ nhân sự như là một bản tiểu sử thống kê lại chi tiết quá trình hoạt động, làm việc của nhân sự tại công ty để theo dõi tiến trình công việc, năng lực của nhân sự để làm căn cứ đề bạt hoặc thăng chứng, giáng chức. 

2. Hồ sơ nhân sự bao gồm những gì

Tùy vào từng đối tượng, các nhân viên trong phòng hành chính nhân sự sẽ tổng hợp các thông tin sao cho phù hợp theo quy định chung của luật doanh nghiệp và các quy định khác của riêng doanh nghiệp.

2.1. Đối với lao động trong thời gian thử việc và học việc

Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc
Hồ sơ nhân sự đối với lao động thử việc 

Đối với các nhân sự này, phòng hành chính nhân sự cần tổng hợp các thông tin sau:

Bộ hồ sơ xin việc của nhân sự, bao gồm tất cả các giấy tờ theo quy định: Đơn xin việc, sơ yếu lý lịch bản sao công chứng, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân bản sao công chứng, bằng cấp bản sao công chứng.

Nếu nhân sự là người ngoại quốc thì ngoài các giấy tờ nâu trên thì cần phải cung cấp thêm Visa lưu trú còn thời hạn và giấy phép lao động tại nước sở tại.

Đối với các đối tượng lao động có độ tuổi từ đủ 15 đến dưới 18 thì cần phải có văn bản cam kết hợp đồng lao động.

2.2. Đối với lao động dưới 15 tuổi

Hồ sơ nhân sự đối với lao động dưới 15 tuổi
Hồ sơ nhân sự đối với lao động dưới 15 tuổi

Theo luật lao động thì các doanh nghiệp không được phép sử dụng nguồn lao động dưới 15 tuổi, tuy nhiên nếu doanh nghiệp vẫn sử dụng những lao động này thì cần đảm bảo các yêu cầu sau: 

Cung cấp chứng minh nhân dân, căn cước công dân hoặc hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật của lao động này.

Văn bản cam kết có sự đồng ý của lao động dưới 15 tuổi để người đại diện giao kết hợp đồng với bên sử dụng lao động. 

2.3. Đối với nhân sự chính thức

Khi đã trở thành nhân sự chính thức thì toàn bộ hồ sơ lao động của họ sẽ được bên hành chính nhân sự lưu trữ và bổ sung thêm hồ sơ thử việc, hồ sơ học việc, hồ sơ phát sinh, các tài liệu trong quá trình làm việc, chúng sẽ được cập nhật định kỳ hoặc liên tục ngày sau khi có các thông tin phát sinh.

Hồ sơ nhân sự của các nhân viên chính thức sẽ bao gồm khá nhiều thông tin và tài liệu như:

Hồ sơ nhân sự đối với lao động chính thức
Hồ sơ nhân sự đối với lao động chính thức

Hợp đồng lao động chính thức do công ty biên soạn, có đầy đủ chữ ký của người lao động và cả người sử dụng lao động.

Các doanh nghiệp sẽ tiến hành đóng bảo hiểm cho nhân sự dựa trên mức lương cơ bản đã thỏa thuận ngay sau khi làm việc chính thức.

Quá trình lao động và làm việc tại doanh nghiệp, nếu có quyết định thăng chức hoặc tăng lương cần đi kèm quyết định nội bộ do giám đốc ban hành và ký. 

Nếu có giấy tờ phát sinh giữa người lao động và doanh nghiệp thì cần phải làm 2 bản, 1 bản đưa cho người lao động và 1 bản sẽ lưu lại hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp làm căn cứ giải quyết các vấn đề sau này nếu có.

3. Hồ sơ nhân sự được lưu trữ như thế nào?

3.1. Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự còn quan trọng vì nó gắn với doanh nghiệp trong việc tính toán tổng tiền thuế cho nhà nước, bởi vậy cơ quan có thẩm quyền thường yêu cầu các thông tin này để phục vụ cho quá trình thanh tra kiểm tra quyết toán thuế. Mỗi hồ sơ nhân sự sẽ gắn với hồ sơ lương. 

Trong suốt quá trình hoạt động, hồ sơ nhân sự sẽ được gắn liền với doanh nghiệp và quy trình vận hành của tổ chức.

Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự
Quy định lưu trữ hồ sơ nhân sự

Tùy thuộc vào quy mô hoạt động và hình thức vận hành mà mỗi doanh nghiệp lại có những cách lưu trữ thông tin khác nhau, những tài liệu cơ bản cần được lưu trữ bao gồm: hình thức lao động, lương thỏa thuận, hình thức trả lương, các khoản thưởng phạt, các thông tin về ngày nghỉ, chế độ bảo hiểm, các quyền lợi, những thông tin và quy định về kỷ luật

Thông tin liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động, các khoản chi trả và những vấn đề còn ràng buộc.

3.2. Làm sao để lưu trữ hồ sơ nhân sự thật khoa học?

Hồ sơ nhân sự chứa đựng những thông tin quan trọng và cần dùng nhiều trong các công việc và nghiệp vụ của doanh nghiệp, vì vậy chúng cần được lưu trữ cẩn thận và khoa học để đảm bảo an toàn thông tin cũng như dễ dàng tìm kiếm khi cần. Đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn có hàng ngàn nhân sự với nhiều phòng ban thì lại càng cần có phương pháp lưu trữ thật chuyên nghiệp, thậm chí là phòng lưu trữ hồ sơ riêng biệt. Dưới đây là những cách lưu trữ mà các doanh nghiệp cần biết.

3.2.1. Tủ hồ sơ

Tủ hồ sơ nhân sự
Tủ hồ sơ nhân sự

Do phải lưu trữ một khối lượng thông tin lớn, do đó tủ hồ sơ cần được lựa chọn là tủ nhiều ngăn, có ngăn trên và hộc tủ dưới, có kích thước phù hợp để phân chia các tập hồ sơ. Tủ cần làm bằng kim loại chắc chắn, không quá cao để dễ dàng tìm kiếm và với tới. 

Đối với văn phòng nhỏ thì nên làm tủ treo tường để tiết kiệm diện tích.

Nhiều doanh nghiệp lớn còn dành riêng một phòng để làm nơi cất và lưu trữ hồ sơ nhân viên.

3.2.2. Phân loại hồ sơ

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ có vài hoặc vài chục nhân viên thì rất dễ dàng để quản lý và theo dõi hồ sơ. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn có hàng trăm, hàng ngàn nhân viên thì việc lưu trữ và tìm kiếm lại trở nên rất khó khăn. Khi đó, các hồ sơ nhân sự này cần được phân loại và lưu trữ theo các mục hay chủ đề đặc trưng, riêng biệt để chia nhỏ thông tin tìm kiếm.

Phân loại theo chủ đề: Các chủ đề có thể chia như phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng marketing,...

Phân loại theo cụm: Trong cùng một chủ đề nên phân chia thành các cụm nhỏ hơn như các quý, các năm,...

Phân loại theo nhóm: Trong các cụm cũng có thể phân chia thành các nhóm nhỏ hơn nữa như nhóm quý 1, 2,....

3.2.3. Sắp xếp hồ sơ

Sắp xếp hồ sơ khoa học
Sắp xếp hồ sơ khoa học

Không chỉ phân chia, các doanh nghiệp cũng cần phải sắp xếp các hồ sơ này một cách khoa học:

Sắp xếp theo thời gian: Cần sắp xếp các hồ sơ theo thời gian mà nhân sự bắt đầu vào làm việc, theo thâm niên hoạt động.

Sắp xếp theo danh sách chữ cái đầu, các chữ bắt đầu giống nhau sẽ được xếp vào các vị trí gần nhau và theo thứ tự bảng chữ cái để dễ tra

Sắp xếp theo tính chất: Ví dụ như hồ sơ thường nên để canh nhau, hồ sơ mật nên để ở vị trí an toàn hơn và sâu hơn, hồ sơ chưa được giải quyết hay đã được giải quyết cũng cần được xếp theo các vị trí nhất định.

3.2.4. Lập danh mục

Bên cạnh đó, cần liệt kê một hệ thống lưu trữ hồ sơ cụ thể để dễ theo dõi. Nó như một tấm bản đồ để người tìm kiếm lọc theo thông tin cần tìm và tìm kiếm dễ dàng hơn.

Tạo danh sách danh mục, sắp xếp vào các cây thư mục trên máy tính và cập nhật thông tin thường xuyên.

3.2.5. Lưu trữ hồ sơ

Có thể dùng bút để đánh số thứ tự ở các góc hồ sơ

In số thứ tự bên ngoài bìa của hồ sơ

Scan các hồ sơ tài liệu vào máy tính dưới dạng tập tin

Đưa các thông tin vào bảng Excel, đính kèm các chú thích về danh mục hay những chú ý để dẫn theo dõi.

Trên đây là tất cả các thông tin mà bạn cần biết về hồ sơ nhân sự. Những thông tin quan trọng này thường thường sẽ được các doanh nghiệp lưu trữ vô cùng cẩn thận, không chỉ dưới dạng văn bản mà còn lưu trữ trên máy tính để đề phòng mất hoặc các tai nạn không mong muốn. 

Hướng dẫn viết hồ sơ xin nghỉ việc của người lao động

Khi bạn ứng tuyển vào công ty nào đó bạn cần có hồ sơ xin việc, và khi bạn muốn chấm dứt hợp đồng lao động và rời khỏi doanh nghiệp bạn cũng cần chuẩn bị hồ sơ xin nghỉ việc. Bạn đã biết cách viết hồ sơ xin nghỉ việc chưa, truy cập ngay bài viết này để được hướng dẫn chi tiết nhé!

Hồ sơ xin nghỉ việc

Bài Viết Nổi Bật

BÌNH LUẬN

TRẢ LỜI BÌNH LUẬN

VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN