Tìm hiểu các thông tin về mẫu bảng chấm công mới nhất

Trương Lý   Thứ hai, 23/09/2019

Khi bắt đầu đi làm, bạn sẽ được nghe thấy cụm từ như “chấm công” hoặc “mẫu bảng chấm công” và sẽ phải làm quen với chúng. Để tìm hiểu về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về việc chấm công cũng như cách lập bảng chấm công mới nhất.

1. Mẫu bảng chấm công là gì?

Mẫu bảng chấm công là gì?

1.1. Khái niệm

Chấm công là một công việc rất quan trọng và vô cùng quen thuộc với mỗi doanh nghiệp. Chấm công là việc xác định về thời gian làm việc của người lao động (bao gồm: số ngày làm việc, số giờ làm việc). Dựa trên kết quả của việc chấm công, các bộ phận như nhân sự, kế toán và cả chủ doanh nghiệp sẽ tiến hành thực hiện nội quy của doanh nghiệp, tính lương, thưởng hoặc kỉ luật, khiển trách người lao động.

Các hình thức chấm công khá đa dạng, có thể kể đến như:

- Dùng thẻ giấy

- Dùng thẻ từ

- Dùng khuôn mặt

- Dùng vân tay

- Dùng mống mắt

- Chấm công online

Mẫu bảng chấm công là biểu mẫu dùng để làm căn cứ tính lương và quản lý người lao động, đây là một văn bản thuộc chứng từ kế toán có hướng dẫn nên các doanh nghiệp được phép tự xây dựng mẫu bảng chấm công sao cho phù hợp với quy mô, tính chất, điều kiện hoạt động của mình nhưng vẫn đảm bảo các thông tin trên đó đúng với quy định, đầy đủ. Bên cạnh đó, thông tin trên bảng chấm công phải có tuân theo nguyên tắc công bằng, minh bạch để công việc đối chiếu, kiểm tra, kiểm soát được tiến hành một cách dễ dàng, nhanh chóng, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, hạn chế tình trạng gian lận về số ngày và số giờ làm việc.

1.2. Phân loại

Hiện nay, có hai loại mẫu bảng chấm công như sau:

- Thứ nhất là mẫu bảng chấm công hằng ngày, dùng để theo dõi số ngày đi làm, số ngày nghỉ không lương, ngày nghỉ lễ và số ngày nghỉ phép trong một tháng của từng người lao động trong doanh nghiệp.

- Thứ hai là mẫu bảng chấm công làm thêm giờ, dùng để theo dõi số giờ làm thêm của từng người lao động để đảm bảo sự công bằng khi tính tiền lương, thưởng và thời gian nghỉ bù.

1.3. Vai trò của mẫu bảng chấm công

Mẫu bảng chấm công là cơ sở để các doanh nghiệp theo dõi, giám sát được tình hình làm việc thực tế của người lao động (số ngày làm việc, số giờ làm việc, số giờ tăng ca, số ngày nghỉ việc không lương hay có lương, ngày nghỉ lễ, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội và các yếu tố khác). Từ kết quả chấm công, doanh nghiệp sẽ có đánh giá về sự chuyên cần, chăm chỉ, tích cực và hiệu suất lao động của mỗi người.

Kết quả chấm công là căn cứ để doanh nghiệp tính toán tiền lương, thưởng, phạt sao cho công bằng, minh bạch, đảm bảo quyền lợi cho mỗi người lao động, đảm bảo quỹ lương của doanh nghiệp ổn định, không làm xáo trộn tình hình tài chính, góp phần xây dựng doanh nghiệp bền vững, lâu dài.

1.4. Ai chịu trách nhiệm chấm công?

Mỗi phòng, ban, bộ phận sẽ cử người phụ trách hoặc quản lý/trưởng phòng, bạn, bộ phận sẽ có trách nhiệm chấm công hằng tháng cho từng người lao động. Họ sẽ dựa trên số giờ làm việc thực tế và giờ làm thêm của các thành viên trong bộ phận và phải ghi đầy đủ các thông tin về số ngày, số giờ làm việc.

Đến cuối tháng, người phụ trách chấm công sẽ kí vào mẫu bảng chấm công và lấy cả chữ kí từ ban lãnh đạo rồi chuyên lại cho bộ phận kế toán và các bộ phận có liên quan (hành chính – nhân sự) để tiến hành kiểm tra, đối chiếu và tính tiền lương, thưởng cho người lao động.

Xem Thêm : Hướng dẫn cách viết hồ sơ xin việc một cách nhanh nhất

2. Cách viết mẫu bảng chấm công hằng ngày

Cách viết mẫu bảng chấm công hằng ngày

/upload/files/Bi%E1%BB%83u%20m%E1%BA%ABu%20B%E1%BA%A3ng%20ch%E1%BA%A5m%20c%C3%B4ng%20h%C3%A0ng%20ng%C3%A0y.xls

Bạn có thể sử dụng phần mềm Excel để tạo mẫu bảng chấm công. Việc sử dụng phần mềm Excel sẽ giúp bạn phân loại các ô, các mục chính xác, cụ thể, tránh bị nhầm lẫn. Các thông tin trên mẫu bảng chấm công hằng ngày bạn cần viết đầy đủ bao gồm:

- Tên đơn vị chấm công: Ghi ở dòng đầu tiên cột B trong Excel

- Tên bảng: Ghi rõ “Bảng chấm công” (có thể in đậm hoặc viết in hoa toàn bộ, đặt cỡ chữ lớn khoảng 16), vị trí của dòng chữ này là của dòng thứ 3, căn giữa bảng chấm công phía dưới. Ngay phía dưới cần ghi tháng và năm chấm công, dòng chữ cũng phải được căn giữa.

- Nội dung bảng chấm công bao gồm các thông tin sau:

+ Số thứ tự người lao động

+ Họ và tên của người lao động: Cần ghi đầy đủ và cụ thể nhằm tránh chấm công nhầm người

+ Chức vụ: Ghi rõ chức vụ, vị trí người lao động đang nắm giữ

+ Các ngày trong tháng: Có thể có từ 28 đến 31 cột tùy từng tháng

+ Tổng số: Ghi tổng số ngày công trong tháng

+ Các ngày nghỉ: Ghi cụ thể số ngày nghỉ không lương, nghỉ lễ (theo quy định của Nhà nước) và nghỉ phép trong tháng

- Sau khi hoàn thành bảng chấm công cần ghi rõ thời điểm hoàn thành (Ngày – tháng năm) và lấy chữ kí của người chấm công, người phụ trách và Ban giám đốc.

- Cuối bảng lập danh sách kí hiệu các dạng ngày nghỉ

Xem Thêm : Đề xuất tăng lương và hướng dẫn cách đề xuất tăng lương nhanh nhất

3. Cách viết mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

Cách viết mẫu bảng chấm công làm thêm giờ

/upload/files/B%E1%BA%A3ng-ch%E1%BA%A5m-c%C3%B4ng-l%C3%A0m-th%C3%AAm-gi%E1%BB%9D-m%E1%BA%ABu-01b-L%C4%90TL-Th%C3%B4ng-t%C6%B0-200.doc

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ (1)

/upload/files/B%E1%BA%A3ng-ch%E1%BA%A5m-c%C3%B4ng-l%C3%A0m-th%C3%AAm-gi%E1%BB%9D-m%E1%BA%ABu-01b-L%C4%90TL-Th%C3%B4ng-t%C6%B0-133.doc

Mẫu bảng chấm công làm thêm giờ được sử dụng khi các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh, sản xuất có người lao động làm thêm giờ để tăng năng suất lao động hoặc hoàn thành đúng tiến độ công việc. Việc lập bảng chấm công làm thêm giờ khi các phòng, ban, bộ phận có phát sinh các trường hợp làm thêm giờ là hợp lý và làm đúng với quy định hiện hành của pháp luật, đồng thời, đảm bảo được quyền lợi của người lao động để họ yên tâm tham gia lao động, sản xuất.

Các thông tin trong mẫu bảng chấm công làm thêm giờ bao gồm:

- Cột A: Ghi số thứ tự của từng người lao động tham gia tăng ca

- Cột B: Ghi họ tên đầy đủ, chức vị hoặc vị trí của người lao động làm thêm giờ

- Từ cột 1 đến cột 31: Ghi thời gian làm thêm ngoài giờ làm chính thức của từng người lần lượt từ ngày thứ nhất (ngày 01) đến ngày cuối cùng của tháng phát sinh việc làm ngoài giờ, tùy từng tháng mà ngày cuối cùng có thể là 28; 29 hoặc 30; 31. Bạn cần ghi thật chi tiết mỗi người làm từ giờ nào đến giờ nào để thực hiện tính toán cho chính xác và không bỏ sót giờ làm của người lao động.

- Cột 32: Ghi tổng số giờ làm thêm của từng người vào ngày làm việc bình thường trong tháng cần làm thêm giờ

- Cột 33: Ghi tổng số giờ làm thêm của từng người nếu họ làm việc vào các ngày nghỉ cuối tuần (thứ bảy, chủ nhật) trong tháng cần làm thêm giờ

- Cột 34: Ghi tổng số giờ làm thêm của từng người lao động vào các ngày nghỉ lễ, Tết (nghỉ Lễ Quốc khánh 2/9, nghỉ 30/4-1/5, Tết Nguyên Đán,…) trong tháng phát sinh việc tăng ca

- Cột 35: Ghi tổng số giờ làm thêm của từng người lao động nếu họ làm vào buổi tối, buổi đêm không thuộc giờ làm việc chính thức của người lao động theo đúng quy định của pháp luật

Xem Thêm : Đơn xin chuyển công tác là gì? Cách viết đơn xin chuyển công tác hiệu quả

4. Lưu ý khi lập bảng chấm công

Việc chấm công sẽ được thực hiện bởi người phụ trách tại mỗi phòng/ban/bộ phận tuy nhiên, người lao động có thể chủ động lập bảng chấm công theo các mẫu trên để tự theo dõi số ngày, số giờ làm việc. Vì trong một số trường hợp, người phụ trách chấm công có thể bỏ sót số giờ, số ngày làm do nhẫm lẫn, sai sót khi phải quản lý một khối lượng dữ liệu lớn khi chấm công nên việc cả người phụ trách và người lao động cùng tiến hành chấm công sẽ tránh được tình trạng này và đảm bảo cho người lao động nhận được khoản tiền lương xứng đáng với công sức mình bỏ ra.

Người phụ trách chấm công cũng cần lưu ý, nếu người lao động trong một ngày làm hai công việc có thời gian khác nhau thì sẽ chấm theo công việc chiếm nhiều thời gian nhất, nếu thời gian dành cho mỗi công việc là bằng nhau thì chấm theo công việc được thực hiện trước.

Bên cạnh ghi rõ số ngày trong tháng (từ 28 đến 31 ngày tùy từng tháng) thì người phụ trách chấm công có thể ghi các thứ trong tuần tương ứng với các ngày trong tháng, cách lập bảng chấm công chi tiết như vậy sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý người lao động hơn.

Nếu trong tháng, người lao động có ngày nghỉ thì cần có bằng chứng xác thực (đơn xin nghỉ phép hoặc những bằng chứng được phép dùng để xác thực theo quy định của công ty) cùng với mẫu bảng chấm công để việc kiểm tra, đối chiếu của bộ phận kế toán, nhân sự được chính xác, thuận lợi. Mẫu bảng chấm công phải được nộp cùng bảng lương của từng người lao động để trình lãnh đạo phê duyệt.

Hy vọng thông qua bài viết trên đây, bạn đã nắm được cách viết mẫu bảng chấm công mới nhất và lưu ý hơn trong quá trình chấm công để đảm bảo quyền lợi cho chính mình.

Bài Viết Nổi Bật

BÌNH LUẬN

TRẢ LỜI BÌNH LUẬN

VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN