Tìm hiểu quy trình quản lý xuất kho và mẫu phiếu xuất kho

Trương Lý   Thứ sáu, 20/09/2019

Quản lý kho và quản lý xuất kho là những hoạt động không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp vì nó có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý, kiểm soát số lượng, chất lượng hàng hóa. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn tìm hiểu về quy trình quản lý xuất kho và cách ghi mẫu phiếu quản lý xuất kho mới nhất.

1. Giới thiệu quy trình quản lý xuất kho

Giới thiệu quy trình quản lý xuất kho

1.1. Quy trình quản lý xuất kho là gì?

Quy trình quản lý xuất kho là quy trình tổng hợp các thao tác về quản lý, tổ chức, sắp xếp, kiểm soát hàng hóa, vật tư được xuất kho.

Quy trình quản lý xuất kho được được chia làm 4 loại theo mục đích như sau:

- Xuất kho hàng hóa để đưa đi tiêu thụ

- Xuất kho vật tư, nguyên liệu, vật liệu phục vụ sản xuất

- Xuất kho vật tư, nguyên liệu, vật liệu để lắp ráp thành phẩm

- Xuất kho hàng hóa để chuyển kho

1.2. Quy trình quản lý xuất kho diễn ra như thế nào?

Quy trình xuất kho nhìn chung cần đảm bảo tuân thủ theo các bước như sau để doanh nghiệp, nhà sản xuất quản lý và kiểm soát hàng hóa, vật tư một cách chặt chẽ:

- Lập yêu cầu xuất kho: Đơn vị hoặc bộ phận có nhu cầu về hàng hóa, vật tư cần lập yêu cầu xuất kho cùng với đơn hàng và gửi cho bộ phận kế toán.

- Kiểm tra hàng hóa, vật tư tồn kho: Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra lượng hàng hóa, vật tư tồn kho. Nếu kho hàng đáp ứng đủ số lượng thì tiến hành xuất kho, nếu không thì thông báo lại cho đơn vị hoặc bộ phận gửi yêu cầu.

- Lập phiếu xuất kho: Kế toán dựa trên thông tin ghi trong đơn hàng để lập phiếu xuất kho và chuyển cho thủ kho để tiến hành xuất hàng hóa, vật tư. Phiếu xuất kho cần có nhiều liên để giao cho các bộ phận sau: kế toán, thủ kho, vận chuyển, đơn vị /bộ phận tiếp nhận hàng hóa, vật tư.

- Tiến hành xuất kho: Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho khi đã có đủ thông tin trên phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho cần có chữ kí của các bên: kế toán, thủ kho, vận chuyển, đơn vị/bộ phận tiếp nhận hàng hóa, vật tư.

- Cập nhật thông tin: Đây là bước mà thủ kho và kế toán sẽ phối hợp với nhau để thực hiện. Thủ kho sẽ ghi thẻ kho, chuyển cho bộ phận kế toán để ghi nhật kí xuất kho và hạch toán sản xuất.

Xem Thêm : Câu ghép là gì? và những vấn đề liên quan đến câu ghép

2. Mẫu phiếu xuất kho là gì?

 Mẫu phiếu xuất kho là gì?

/upload/files/M%E1%BA%ABu%20phi%E1%BA%BFu%20xu%E1%BA%A5t%20kho%2002-VT.docx

Mẫu phiếu xuất kho là mẫu phiếu dùng cho quy trình quản lý xuất kho tại mỗi doanh nghiệp, cơ sở sản xuất để theo dõi, giám sát, quản lý, kiểm soát số lượng hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ đem đi xuất kho phục vụ nhu cầu công việc của các bộ phận, đơn vị trong doanh nghiệp. Mẫu phiếu xuất kho là cơ sở để hạch toán sản xuất, tính toán về giá thành sản phẩm, dịch vụ và kiểm tra việc sử dụng hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ. Đồng thời, mẫu phiếu xuất kho còn dùng để định mức tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm và định mức tiêu hao công cụ, vật tư, dụng cụ.

Hiện tại, mẫu phiếu xuất kho mà các doanh nghiệp thường sử dụng là mẫu phiếu xuất kho được quy định trong Thông tư số 200/2014/TT-BTC ban ngày ngày 22 tháng 12 năm 2014 hoặc Thông tư số 133/2016/TT-BTC được ban hành ngày 26 tháng 8 năm 2018 của Bộ Tài Chính.

Xem Thêm : Đề xuất tăng lương và hướng dẫn cách đề xuất tăng lương nhanh nhất

3. Cách ghi mẫu phiếu xuất kho mới nhất

Cách ghi mẫu phiếu xuất kho mới nhấtMẫu phiếu xuất kho cần được ghi theo trình tự như sau:

- Góc trái trên cùng: Ghi tên đơn vị và bộ phận lập phiếu hoặc đóng dấu của đơn vị lập phiếu

- Người lập phiếu xuất kho cần ghi cụ thể các thông tin sau:

+ Họ và tên người nhận hàng

+ Địa chỉ (bộ phận) yêu cầu

+ Số và thời điểm lập phiếu (ngày/tháng/năm)

+ Lý do xuất kho hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ

+ Xuất tại kho (ngăn lô) 

+ Địa điểm của kho hàng

+ Cột A: Số thứ tự hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ

+ Cột B: Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ. Ví dụ: Vải kaki.

+ Cột C: Ghi mã số của hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ, ghi theo hóa đơn, nếu không có thì bỏ qua.

+ Cột D: Ghi đơn vị của hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ. Ví dụ: m (viết tắt của mét)

+ Cột 1: Ghi số lượng xuất kho hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ theo yêu cầu của đơn vị hoặc bộ phận sử dụng.

+ Cột 2: Ghi số lượng xuất kho thực tế. Đây là phần dành cho thủ kho ghi. Số lượng xuất kho thực tế phải bằng hoặc thấp hơn số lượng xuất kho yêu cầu. Ví dụ: Số lượng xuất kho yêu cầu là 50m vải kaki thì số lượng xuất kho thực tế là 50m vải kaki hoặc ít hơn.

+ Cột 3: Ghi đơn giá, tức là giá chưa tính thuế cho 1 đơn vị hàng hóa, vật tư

+ Cột 4: Ghi thành tiền của số lượng xuất kho thực tế của mỗi loại hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ. Cột 4 = Số liệu Cột 2 x Số liệu Cột 3

+ Dòng Cộng: Ghi tổng số tiền toàn bộ hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ xuất kho

+ Dòng Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ghi tổng số tiền toàn bộ hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ xuất kho bằng chữ. Ví dụ: Ở dòng Cộng ghi “10.000.000 đồng” thì đến dòng này ghi “Mười triệu đồng”

Một vài lưu ý trong quá trình lập phiếu xuất kho:

- Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, đặt trên giấy than để chỉ cần viết 1 lần bởi một trong ba bên: bộ phận yêu cầu, bộ phận quản lý, bộ phận kho. Ba liên của mẫu phiếu xuất kho lần lượt được giao cho: Bộ phận lập phiếu, thủ kho và người tiếp nhận hàng hóa, vật tư để theo dõi bộ phận sử dụng.

- Bên lập phiếu và kế toán trưởng kí vào mẫu phiếu xuất kho đã ghi đủ thông tin theo yêu cầu, sau đó, chuyển cho giám đốc hoặc người được ủy quyền kí duyệt và giao lại cho bên nhận để lấy hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ tại kho.

- Sau khi hàng hóa, vật tư, công cụ, sản phẩm, dụng cụ đã xuất kho, thủ kho ghi số lượng thực tế xuất kho; ngày/tháng/năm xuất kho. Bộ phận yêu cầu và thủ kho cùng kí tên vào mẫu phiếu xuất kho.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu phần nào về quy trình quản lý xuất kho và cách ghi mẫu phiếu xuất kho mới nhất hiện nay.

Bài Viết Nổi Bật

BÌNH LUẬN

TRẢ LỜI BÌNH LUẬN

VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN