Cách tạo và tải mẫu CV xin việc qua email đơn giản và dễ hiểu

1. Tại sao nên tải mẫu CV xin việc qua email?

Ngày nay, công nghệ kỹ thuật hiện đại đã thay đổi cách mà con người làm việc, trong đó có cả cách mà mọi người xin việc. Không giống như ngày xưa, mọi người khi muốn xin việc phải đến đúng địa chỉ xin việc, xin nộp hồ sơ ứng tuyển. Còn ngày nay, mọi thứ đã thay đổi. Để ứng tuyển và nộp hồ sơ xin việc vào một công ty, bạn chỉ cần chuẩn bị sẵn một bộ hồ sơ bản mềm và gửi trực tiếp đến người nhận hồ sơ thông qua một địa chỉ email.

Cách làm này đã giúp mọi người đơn giản hóa công việc tuyển dụng và ứng tuyển. Đối với bộ phận nhân sự, họ không cần phải tiếp nhận quá nhiều bộ hồ sơ cứng, không cần phải sắp xếp những chồng hồ sơ cao ngất ngưởng mà khi muốn mở một hồ sơ nào đó, họ phải mất công tìm kiếm. Chỉ bằng vài thao tác sắp xếp email và CV xin việc của ứng viên, các HR tuyển dụng đã có thể lưu trữ toàn bộ CV ứng tuyển trong thời gian đó và sắp xếp chúng theo một cách khoa học nhất, đảm bảo việc tìm mở bất kỳ một chiếc CV của một ứng viên nào đó cũng sẽ dễ dàng hơn.

Còn đối với những người đi ứng tuyển, xin việc, cách gửi CV và hồ sơ ứng tuyển qua email đã cho phép họ có thể ứng tuyển nhiều vị trí, nhiều nơi cùng một lúc mà chỉ cần điều chỉnh một số thông tin nhỏ trong CV. Tải mẫu CV xin việc qua email cũng giúp họ tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc bởi họ sẽ không cần phải chạy đôn chạy đáo để gửi hồ sơ đến các bộ phận tiếp nhận hồ sơ, không cần phải chuẩn bị quá nhiều bộ CV xin việc cùng một lúc. Khi CV được gửi đi, những nhà tuyển dụng sẽ tiếp nhận và xử lý CV, lọc ra những CV có tiềm năng nhất và liên hệ đến email của người chủ CV, tiến hành đặt vấn đề phỏng vấn trực tiếp. Cách làm này đã thực sự cho thấy hiệu quả và đang được sử dụng phổ biến trong quá trình xin việc và tuyển dụng nhân sự của nhiều công ty.

Và ngay sau đây, bài viết sẽ giới thiệu đến bạn cách tải CV xin việc qua email cũng như một số lưu ý chung mà bạn cần phải biết.

2. Lưu ý khi tải mẫu CV xin việc qua email

2.1. Cách gửi CV qua email được nhà tuyển dụng đánh giá cao

2.1.1. Tên email

Nhiều người sẽ nghĩ rằng tên email cũng chỉ là một vài ký tự phân biệt địa chỉ email của người này so với người kia, nên còn lơ là và không chỉn chu trong cách đặt tên email. Trên thực tế, nhiều nhà tuyển dụng sẽ để ý đến địa chỉ email của bạn. Nếu là một người nghiêm túc và chuyên nghiệp, chắc chắn email của bạn nên là một địa chỉ dễ đọc, dễ nhớ. Tuyệt đối không nên sử dụng các địa chỉ email như [email protected] hay [email protected] bởi những email không cho thấy được sự chỉn chu của người ứng tuyển.

Gợi ý mẫu tên email cho bạn: Hãy sử dụng những email có bao hàm họ tên của bạn, có thể thêm các phần mở rộng như chuyên ngành, trường học hay quê quán. Các email dạng như này sẽ được đánh giá cao hơn. Còn nếu trong trường hợp bạn chưa có một chiếc email nào như vậy thì hãy lập ra một địa chỉ email mới dành cho các công việc quan trọng như gửi thư ứng tuyển.

2.1.2. Tên hiển thị

Nếu như địa chỉ email cần là một địa chỉ nghiêm túc thì tên hiển thị khi bạn gửi mail cũng rất quan trọng. Mặc dù tên hiển thị cũng khiến nhà tuyển dụng chú ý đến bạn  nhưng có nhiều người khi đi ứng tuyển lại không để ý vấn đề này. Nhiều người hay mắc phải lỗi đó là tên hiển thị không viết hoa, tên hiển thị không phải là tên của bạn. Do nó là một vấn đề nhỏ nên nhiều người thường không chú ý và hay bỏ qua. Tuy nhiên để soi xét kỹ, tên hiển thị là chính là brand name của bạn để người tuyển dụng có thể nhớ tên và sắp xếp các email xin việc có trình tự và dễ nhận biết.

Và nếu bạn chưa biết cách kiểm tra cũng như chỉnh sửa tên hiển thị của mình thì dưới đây là tóm tắt các bước kiểm tra và sửa đổi tên hiển thị:

- Bước 1: Vào phần cài đặt tại màn hình chính của Gmail

- Bước 2: Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt

- Bước 3: Đi đến mục Tài khoản và nhập

- Bước 4: Chọn Chỉnh sửa thông tin tại mục Gửi thư bằng địa chỉ

- Bước 5: Màn hình sẽ hiển thị một ô cửa sổ nhỏ thông báo tên hiển thị của bạn, bạn có thể nhập tên hiển thị mà mình muốn dùng tại ô trống tại đó và lưu tên.

Các thao tác rất đơn giản nhưng lại cho thấy sự chuyên nghiệp và chỉn chu.

2.1.3. Tiêu đề email

Tiêu đề email chính là nội dung, tên gọi email của bạn. Tiêu đề email thường sẽ có hai trường hợp bạn cần lưu ý:

- Trường hợp 1:

Khi nhà tuyển dụng yêu cầu trực tiếp cho bạn cách đặt tiêu đề theo form sẵn có, hãy làm theo nó. Dụng ý cách đặt này chính là để nhà tuyển dụng có thể nhận diện hồ sơ xin việc nhanh chóng và dễ dàng hơn, hạn chế trường hợp ứng viên đặt những tiêu đề quá dài hoặc quá ngắn, tiêu đề khó nhớ. Nếu mắc phải những lỗi đặt tiêu đề này thì rất có thể hồ sơ của bạn sẽ bị loại do bị bỏ sót hoặc thiếu chuyên nghiệp.

- Trường hợp 2:

Khi nhà tuyển dụng không yêu cầu hay đưa ra form mẫu đặt tên cho tiêu đề email thì bạn vẫn nên đặt tên tiêu đề theo một form đơn giản, dễ nhớ và dễ nhận diện nhất. Ví dụ như form tên tiêu đề Họ và tên - Vị trí ứng tuyển - Tên công ty.

2.1.4. Nội dung email

Mặc dù mục đích của email là gửi CV và hồ sơ ứng tuyển, tuy nhiên nội dung email không bao giờ được bỏ trống. Nội dung email sẽ vừa là lời chào vừa là giới thiệu tóm tắt về bản thân trước khi nhà tuyển dụng mở CV của bạn ra xem. Email có lời chào sẽ thể hiện được bạn là một người lịch sự trong giao tiếp và ứng xử.

Trước tiên nhất, bạn cần có một lời chào bắt đầu đầu bằng chữ “Kính gửi (tên công ty/ tên người nhận hồ sơ xin việc của bạn). Phần thân, bạn sẽ chỉ cần viết ngắn gọn trong khoảng 4 câu như sau:

Câu 1: Giới thiệu vắn tắt về bản thân như tên tuổi, trường lớp…

Câu 2: Mục đích gửi CV này để ứng tuyển vào vị trí nào? Bạn biết đến vị trí này qua đâu?

Câu 3: Tóm tắt kinh nghiệm bạn thấy phù hợp nhất cho vị trí ứng tuyển này

Câu 4: Email đính kèm những gì?

Cuối thư sẽ luôn là lời cảm ơn và mong muốn sớm nhận được hồi âm từ công ty.

2.1.5. Chữ ký

Thông thường chữ ký sẽ được tự động đính kèm trong thư gửi. Khi đi xin việc, chữ ký nên bao gồm những thông tin cá nhân của bạn như họ tên, số điện thoại, địa chỉ liên hệ khác như qua skype hay linkedin, website cá nhân… 

2.2. Lưu ý chung

Để email xin việc hoàn chỉnh hơn, bạn nên lưu ý một vài chi tiết sau như:

- Chú ý đặt tên file CV và các tài liệu liên quan khác theo những form chuẩn, ngắn gọn và thể hiện được thông tin của file đó. Ví dụ như form CV - Họ tên - Vị trí ứng tuyển.

- Định dạng file trước khi gửi bởi thông thường, khi gửi bằng bản Word đơn thuần, có thể khi nhà tuyển dụng tải file của bạn về rất có thể gặp vấn đề về lỗi font, lỗi file. Do đó, lời khuyên cho bạn là hãy định dạng các tài liệu thông tin của mình bằng dạng file PDF để giữ cho CV ứng tuyển được ở dạng form chuẩn như bạn mong muốn.

- Là một người xin việc chuyên nghiệp, bạn không nên và không được mắc phải những lỗi trình bày cơ bản như khoảng cách dòng, thụt đầu dòng hay lỗi chính tả.

Và như vậy trên đây là toàn bộ quá trình tạo và tải mẫu CV xin việc qua email. Một số lưu ý trên đây sẽ giúp bạn tạo ra một thư xin việc hoàn chỉnh và ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Hy vọng rằng bạn sẽ tìm được một công việc phù hợp và ưng ý sau khi tham khảo bài viết này. Chúc các bạn thành công khi đi xin việc!