Thư Ký Dự Án

Mô tả công việc

• Nhận, sàng lọc, lưu và gửi thông tin dự án, bản vẽ, biên bản nghiệm thu, thông tin cơ bản cần thiết.
• Tiếp nhận phân loại hồ sơ trình ban QLDA; kiểm soát hình thức văn bản, hồ sơ do ban QLDA ký duyệt, nhằm bảo đảm đúng các thủ tục, quy trình, quy định của Công ty.
• Soạn thảo, sắp xếp quản lý văn thư, biên bản nghiệm thu, lưu trữ bản vẽ, hồ sơ dự án liên quan đến các dự án ngăn nắp, có hệ thống.
• Theo dõi tiến độ công trình, Tổng hợp, lên lịch, sắp xếp chương trình làm việc cho ban QLDA.
• Lập và duy trì các Hồ sơ phát sinh, Hợp đồng dự án.
• Tham gia vào việc Điều phối công việc cho Ban quản lý dự án theo yêu cầu hoặc khi cần thiết; Xúc tiến công việc dự án; Quản lý các công việc liên quan đền hồ sơ dự án;
• Chuẩn bị Biên bản họp, viết biên bản cuộc họp.
• Tạo và duy trì mối quan hệ tốt với toàn bộ nhóm dự án. Hỗ trợ Giám đốc Dự án khi cần trong công việc dự án và quản lý nhóm dự án
• Theo dõi, sắp xếp hồ sơ, thu chi nội bộ công trình, quản lý hồ sơ các thành viên trong công trường.
• Phác thảo công văn trả lời các thắc mắc và xin các thông tin liên quan đến việc thực hiện dự án và gửi cho Giám đốc Dự án hoặc Giám đốc xem xét.
• Giao dịch với các cơ quan, đối tác trong việc giải quyết hồ sơ dự án;
• Thực hiện các nhiệm vụ được cấp trên giao trong phạm vi công việc và quyền hạn