Mẫu biên bản cuộc họp chuẩn nhất 2020 và những quy tắc cần biết

Bất kì một cuộc họp nào cũng cần đến biên bản nhằm ghi lại nội dung cuộc họp, song song với đó là thư ký cuộc họp. Người này được các thành viên hoặc chủ tịch trong cuộc họp bầu ra, chịu trách nhiệm về điểm danh người tham dự, ghi chép diễn biến cuộc họp chính xác, đó gọi là biên bản cuộc họp. Về pháp lý, biển bản cuộc họp không có hiệu lực thi hành mà có tác dụng như chứng cứ, căn cứ trước tòa. Thực chất biên bản cuộc họp hay được dùng trong các công ty hay công đoàn nhiều hơn, đặc biệt là trong các cuộc họp thảo luận ý kiến hay xây dựng đề án gì đó.  

Cũng khá tương tự với vai trò ghi chép lại của mẫu biên bản cuộc họp, đó là mẫu giấy đi đường mẫu này ghi chép lại chi phí, tiêu dùng trong quá trình đi công tác của một cá nhân nào đó, dưới sự phân công của tập thể, lãnh đạo. Tham khảo thêm chi tiết tại vieclam24h.net.vn

1. Vai trò và yêu cầu của biên bản cuộc họp

1.1. Vai trò

Như đã nói ở trên thì biên bản cuộc họp chính là văn bản hành chính có nội dung về diễn biến của một cuộc họp. Nó không có hiệu lực pháp lý trên phương diện về luật pháp nhưng nó lại có khả năng trở thành vũ khí trước tòa với vai trò là chứng cứ. Vì vậy buộc biên bản cuộc họp phải đầy đủ, chi tiết, trung thực không được phép thiếu xót hay nhầm lẫn bất kì một đoạn nào. Kể cả việc bình luận thêm bớt vào ý kiến của bất kì thành viên nào cũng là không được phép. Như vậy mới có thể đảm bảo về độ tin cậy của thông tin trong biên bản cuộc họp, từ đó có cơ sở khi nó tham gia vào vai trò chứng cứ về pháp lý.

1.2. Yêu cầu

• Tất cả những dữ liệu về số như thời gian, số liệu, ngày giờ phải chính xác, cụ thể
• Các nội dung phải được ghi chép lại trung thực, khách quan không được tự ý suy diễn và luận chép bằng suy nghĩ chủ quan của mình.
• Xác định được trọng tâm cuộc họp, ý tứ rõ ràng, dễ đọc, dễ hiểu.
• Sau khi ghi chép xong phải được đọc trước cuộc họp, khi có mặt đủ các thành viên tham gia đóng góp ý kiến. Lúc này, các thành viên đưa ý kiến sẽ xác nhận lại thông tin, hội đồng và tất cả mọi người tham gia sẽ cùng sửa chữa nếu có đoạn nào đó không phù hợp hay dễ gây hiểu lầm. Sau đó khi cả hội đồng tán thành nhất trí thì lần lượt sẽ ký vào biển bản để cùng chịu trách nhiệm.

2. Xây dưng bố cục biên bản cuộc họp

Xây dựng bố cục biên bản cuộc họp

2.1. Các thành phần trong biên bản cuộc họp

Vì là một văn bản hành chính cho nên biên bản cuộc họp cũng phải có đầy đủ cơ bản các phần sau:

- Quốc hiệu và tiêu ngữ.

- Tên văn bản và tên nội dung chính của buổi họp.

- Ngày... tháng... năm... giờ...

- Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế dự hội họp...).

- Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).

- Thời gian và lý do kết thúc.

- Chữ ký xác nhận.

2.2. Mẫu của biên bản

 

CÔNG TY ……………………. CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ---------------- Số:            /BB – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- ***** --------     BIÊN BẢN HỌP CÔNG TY ……………   (V/v …………. )   Hôm nay, vào lúc …..giờ, ngày  tại Công ty Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: Do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư: Cấp ngày: Địa chỉ trụ sở chính: Công ty tiến hành họp: Nội dung, chương trình họp: Thành phần tham dự: Chủ toạ: Thư ký: Diễn biến cuộc họp: Các quyết định được thông qua: Biểu quyết: Số phiếu tán thành: % số phiếu Số phiếu không tán thành: phiếu Cuộc họp kết thúc lúc ………….h cùng ngày, nội dung thảo luận tại cuộc họp đã được các thành viên dự họp thông qua và cùng ký vào biên bản. Biên bản được các thành viên nhất trí thông qua và có hiệu lực kể từ ngày ký. Chữ ký của các thành viên

3. Phương pháp ghi chép biên bản

Điều tối quan trọng trong ghi chép biên bản đó chính là chính xác, chi tiết. Đặc biệt với những cuộc họp có nghĩa trọng đại như đại hội, pháp lý, hành chính, … thì cần phải ghi đầu đủ, chính xác, ghi nguyên văn không rút gọn hay thêm bớt. Những loại văn bản này có giá trị trước tòa như khám nghiệm, lời cung, khiếu lại, tố cáo, bàn giao công việc thì người thư kí cần phải hết sức cẩn thận từ việc ghi chép từng tình tiết một trong sự kiện.

Còn với những sự kiện nhỏ hơn và không liên quan đến pháp lý như: biên bản họp công ty định kì, họp thảo luận bình bàn phương án, hay biểu quyết ý kiến nào đó … thì có thể ghi biên bản cuộc họp theo cách tổng hợp. Với cách này, thư kí sẽ ghi lại nội dung quan trọng nhất của cuộc họp, thống kê các ý kiến. Đến phần cuối cùng là ghi kết thúc biên bản. Có bắt đầu thì cũng phải có thời gian chấm dứt. Nên đến đây, thư kí vẫn phải ghi chính xác từng phút thời gian chấm dứt sự kiện trên thực tế. 

Sau khi đã soạn xong, thư kí sẽ đứng lên và đọc rành mạch biên bản cho các thành viên để nghe. Từ đó chúng ta bổ sung sửa chữa các ý nếu có yêu cầu đọc lại cho mọi người cùng nghe và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự kiện và cùng ký xác nhận. Việc ký xác nhận có ý nghĩa rất quan trọng nếu muốn đảm bảo thủ tục chặt chẽ trong biên bản, ít nhất là có 2 chữ ký của 2 người thì thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị có 2 chữ ký là của thư ký và chủ tọa hoặc đại diện chủ tịch cuộc họp.

Ghi chép biên bản cuộc họp

4. Những nguyên tắc cho thư ký soạn biên bản cuộc họp

4.1. Chuẩn bị cơ bản trước khi bắt đầu cuộc họp

- Điều 1: Tìm hiểu về chính sách họp, thảo luận của công ty cũng như nội dung của buổi họp ngày hôm đó

- Điều 2: Chuẩn bị sẵn mẫu biên bản cuộc họp theo quy tắc của công ty

- Điều 3: Mang theo các thiết bị hỗ trợ cho việc ghi chép như: sổ, bút, laptop cá nhân, máy ghi âm, …

4.2. Linh hoạt trong suốt buổi họp

- Để kiểm soát về số lượng người bạn nên phát tờ giấy cho mọi người để có thể ghi lại tên và thông tin liên lạc của các thành phần tham dự. Bạn nên làm việc này ngay khi mọi người đã ổn định chỗ ngồi hoặc cũng có thể làm việc này trước khi buổi họp kết thúc

- Với một thư ký cuộc họp, bạn hẳn phải có một đôi tai linh hoạt hơn những người khác. Chăm chú lắng nghe và đừng để bị phân tâm bởi bất cứ điều gì khác vì nó có thể ảnh hưởng đến quá trình ghi chép của bạn. Bạn có thể ghi vắn tắt để có thể thâu tóm hết nội dụng thảo luận, song hãy chắc chắn rằng khi hoàn thiện biên bản bạn sẽ không để lỡ bất kì một chi tiết nào. Để có thể đảm bảo điều này, hãy chuẩn bị cho mình một chiếc máy ghi âm.

- Nghe và lấy bản sao các báo cáo. Ngoài việc lắng nghe bạn cũng ohair biết cách thu nhập và chọn lọc tài liệu. Đối với phần báo cáo, thường có văn bản kèm theo nên bạn có thể ghi lại tên người trình bày, thời gian, ý kiến đóng góp rồi lấy bản sao báo cáo để làm tài liệu hoàn thiện biên bản.

- Tất cả các chỉ thị và quyết định đều phải được ghi lại, nếu có ý kiến nào bị phản đối cũng vẫn phải ghi kèm theo đó và nội dung phản đối và lý do phản đổi, và cuối cùng là ghi lại phán quyết của Chủ tịch cuộc họp.

Nguyên tắc cho thư ký soạn mẫu biên bản cuộc họp

Dù là lĩnh vực nào, chỉ cần đó là môi trường văn phòng, hành chính thì đều phải có các cuộc họp và đương nhiên đi kèm là thư ký cuộc họp. Có thể trợ lý giám đốc, trợ lý trưởng phòng, nhân viên nhân sự sẽ đều một lần đối diện với công việc này.

Trong hồ sơ xin việc không thể thiếu sổ hộ khẩu, chứng minh nhân dân ghi nơi thường chú, quê quán. Bạn đã biết hộ khẩu thường trú là gì chưa, đây là thông tin cơ bản mà mọi người chúng ta đều nên trang bị cho mình. Tìm hiểu cụ thể ngay với vieclam24h.net.vn nhé.

Bạn muốn thử sự nhanh nhạy, nhạy bén, cẩn thận của mình với công việc này. Soạn mẫu biên bản cuộc họp hay ghi chép có là công việc bạn yêu thích ? Hãy tham khảo ngay thông tin tìm vieclam24h của chúng tôi. Cơ hội để trở thành một thư ký cuộc họp đã đến gần hơn rồi đó !